Während die Diskussion um die E-Rechnung in der Wirtschaftspresse häufig auf die Stichtage 2027 und 2028 zielt, ist eine Pflicht bereits seit über einem Jahr scharfgeschaltet: die Empfangs- und Verarbeitungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen, prüfen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können – ohne Übergangsfrist, unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz. Dieser Beitrag ordnet die rechtliche Lage, zeigt die häufigsten Lücken im Mittelstand und liefert eine konkrete Checkliste.
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: Wer betroffen ist
Anders als die Ausstellungspflicht kennt die Empfangspflicht keine Staffelung und keine Schwellenwerte. Sie gilt seit dem ersten Geltungstag des Wachstumschancengesetzes flächendeckend für alle inländischen Unternehmer. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Einführungsschreiben vom 15. Oktober 2024 ausdrücklich klargestellt, dass auch folgende Gruppen erfasst sind:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Heilberufe und andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
- Vereine, Stiftungen und juristische Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
- Land- und Forstwirte, die unter die Durchschnittssatzbesteuerung fallen.
Maßgeblich ist allein die Eigenschaft als inländischer Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn. Der Gesetzgeber begründet die strikte Empfangspflicht mit dem flächendeckenden Charakter, ohne den die E-Rechnung als Standard nicht etabliert werden kann – niemand soll sich darauf berufen können, eine eingehende E-Rechnung mangels technischer Ausstattung nicht annehmen zu müssen.
In der Konsequenz heißt das: Sobald ein Geschäftspartner ab 2027 oder 2028 verpflichtet ist, eine E-Rechnung auszustellen, muss der Empfänger sie zwangsläufig annehmen und verarbeiten. Wer die Annahme verweigert oder technisch nicht in der Lage ist, kommt nicht nur seinen Pflichten nicht nach – er riskiert auch Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug, weil die Rechnung formal nicht zugegangen ist.
Warum ein E-Mail-Postfach allein nicht ausreicht
Eine verbreitete Auffassung in vielen Unternehmen lautet: Wenn ein E-Mail-Postfach existiert und dort XRechnung- oder ZUGFeRD-Anhänge ankommen, sei die Empfangspflicht erfüllt. Diese Lesart greift zu kurz – und lässt sich aus den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie der GoBD-Aktualisierung vom 14. Juli 2025 nicht herauslesen.
Die Empfangspflicht umfasst vier Aspekte, die alle erfüllt sein müssen, damit ein Unternehmen rechtskonform aufgestellt ist:
- Annahme
Das Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung über einen anerkannten elektronischen Weg entgegenzunehmen – das ist mit einem E-Mail-Postfach abgedeckt. Daneben sind Portalübermittlungen (etwa OZG-RE/ZRE für Behörden), Schnittstellenübergaben oder Provider-Netzwerke wie TRAFFIQX zulässig.
- Sichtbarkeit
Eine reine XML-Datei ist für Menschen nicht ohne Hilfsmittel lesbar. Das Unternehmen muss daher eine Möglichkeit haben, den Rechnungsinhalt zu visualisieren – etwa über den ELSTER-Viewer der Finanzverwaltung, den kostenfreien Quba-Viewer oder eine kommerzielle Lösung. Ohne Visualisierung ist eine sachliche und rechnerische Prüfung nicht möglich.
- Verarbeitung mit Prüfpflicht
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Prüfpflichten des Empfängers konkretisiert. Eine eingehende E-Rechnung ist auf Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler zu prüfen. Format- und Geschäftsregelfehler lassen sich nur strukturiert über den XML-Datensatz erkennen – ein Sichtblick auf eine PDF-Visualisierung reicht dafür nicht aus. Die Prüfung gehört zu den Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns.
- Archivierung im Originalformat
Das wohl am häufigsten missverstandene Element: Eine E-Rechnung muss zehn Jahre lang im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck, ein PDF-Screenshot oder eine reine Visualisierungsdatei genügt nicht – der Originaldatensatz muss erhalten bleiben.
Wer alle vier Aspekte ausschließlich mit einem normalen E-Mail-Postfach abbilden will, scheitert spätestens an Punkt 3 und 4. Outlook und vergleichbare Mail-Clients sind keine GoBD-konformen Archive: Mails lassen sich verschieben, löschen oder verändern, der XML-Datensatz wird selten in lesbarer Form bereitgestellt, und die zehnjährige Unveränderbarkeit ist technisch nicht abgesichert.
Was bei einer Betriebsprüfung konkret passiert
Die Praxisrelevanz der Empfangspflicht wird mit jeder Betriebsprüfung deutlicher. Prüfer der Finanzverwaltung sind seit 2025 darauf eingestellt, die elektronische Rechnungsverarbeitung gezielt zu kontrollieren. Drei Szenarien tauchen besonders häufig auf:
Szenario 1: E-Rechnung wurde ausgedruckt und nur das Papier archiviert
Der Prüfer fordert das Originalformat an. Wenn nur ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie vorhanden ist, gilt die Aufbewahrungspflicht nach GoBD als verletzt. Folge: Das Finanzamt darf die formale Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln und im Extremfall Schätzungen ansetzen.
Szenario 2: XML-Daten und PDF-Sicht weichen voneinander ab
Bei ZUGFeRD-Rechnungen gilt der strukturierte Datensatz als rechtlich maßgeblich. Wenn der Empfänger ausschließlich nach dem PDF gebucht hat und der XML-Datensatz eine andere Steuerlast ausweist, kann die Vorsteuer korrigiert werden – mit Zinsfolge.
Szenario 3: Verfahrensdokumentation fehlt oder beschreibt nur Papierprozesse
Die Verfahrensdokumentation nach § 146 AO und GoBD muss den tatsächlich gelebten Empfangs- und Verarbeitungsprozess abbilden. Eine veraltete Beschreibung, die nur Papierrechnungen kennt, gilt als nicht vorhanden. Ohne Verfahrensdokumentation darf der Prüfer formale Mängel feststellen, die wiederum die Beweislast verschieben.
Keine dieser Folgen tritt automatisch ein – aber jede ist begründbar und in der jüngsten Prüfungspraxis dokumentiert. Der Aufwand zur Heilung im Nachhinein ist erheblich höher als eine saubere Aufstellung im Vorfeld.
Checkliste: Fünf Bereiche, in denen die Empfangspflicht konkret wird
Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Bereiche zusammen, in denen Unternehmen ihre Aufstellung prüfen sollten. Sie zeigt jeweils die gesetzliche Anforderung und die häufigste Lücke aus der Beratungspraxis:
|
Bereich |
Was Pflicht ist |
Häufige Lücke in der Praxis |
|---|---|---|
|
Empfang |
Annahme aller E-Rechnungsformate (mindestens XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1). |
Empfangs-Postfach mit dem allgemeinen Posteingang vermischt; Rechnungen gehen unter. |
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Sichtbarkeit |
Inhalt der E-Rechnung muss prüf- und nachvollziehbar sein (Viewer, Visualisierung). |
XML-Dateien werden ausgedruckt oder als PDF-Screenshot gespeichert. |
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Verarbeitung |
Inhaltliche und formale Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG. |
Reine Sichtprüfung am Bildschirm; XML-Datensatz wird nicht ausgewertet. |
|
Archivierung |
Aufbewahrung des strukturierten Originalformats (XML) zehn Jahre, unveränderbar. |
Ablage als PDF-Ausdruck im Outlook-Ordner oder Dateisystem ohne Schreibschutz. |
|
Verfahrensdokumentation |
Schriftliche Beschreibung des Empfangs- und Verarbeitungsprozesses nach GoBD. |
Keine aktuelle Verfahrensdokumentation vorhanden; alte Version beschreibt nur Papierprozess. |
Eine Selbstprüfung lässt sich pragmatisch in einer Stunde durchführen: Geht eine ZUGFeRD-Beispielrechnung an Ihre Buchhaltung, kann der XML-Datensatz extrahiert, gelesen, geprüft und unveränderbar archiviert werden? Wenn nur einer der Schritte hakt, besteht Handlungsbedarf.
Was Unternehmen jetzt konkret aufsetzen sollten
Wer den Status quo ehrlich bewertet hat, kann den Aufbau einer rechtskonformen Empfangs- und Verarbeitungslandschaft in vier Stufen planen – ohne dass alle Schritte gleichzeitig umgesetzt werden müssen.
Stufe 1: Dediziertes Empfangs-Postfach einrichten
Ein eigenes Postfach (etwa rechnung@unternehmen.de) trennt eingehende Rechnungen vom allgemeinen Posteingang und schafft die Grundlage für regelhafte Abläufe. Diese Adresse wird Lieferanten und Kunden aktiv kommuniziert.
Stufe 2: Visualisierung und Erstprüfung sicherstellen
Für die laufende Sichtprüfung im kleinen Volumen reicht zunächst ein Viewer wie ELSTER oder Quba. Ab etwa 50 Eingangsrechnungen pro Monat lohnt sich eine integrierte Lösung mit OCR/IDP, die die Daten direkt aus dem XML-Datensatz übernimmt und eine Plausibilitätsprüfung gegen Stammdaten durchführt.
Stufe 3: Revisionssicheres Archiv aufsetzen
Das strukturierte Originalformat muss zehn Jahre unveränderbar gespeichert werden. Ein DMS wie DocuWare erfüllt diese Anforderung mit Versionierung, Schreibschutz und Audit-Trail. Wer bisher Rechnungen im Outlook-Ordner ablegt, verlagert die Archivierung in das DMS – idealerweise automatisiert beim Eingang.
Stufe 4: Verfahrensdokumentation aktualisieren
Parallel zum produktiven Betrieb wird die Verfahrensdokumentation nach GoBD an den neuen Workflow angepasst. Sie beschreibt Empfang, Visualisierung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung lückenlos. Bei vielen Unternehmen ist dies der Schritt, der am längsten liegen bleibt – dabei ist er bei einer Betriebsprüfung der erste, den der Prüfer einsieht.
Wer die vier Stufen in einem konsistenten Workflow zusammenführen möchte, findet im digitalen Rechnungsmanagement RIDX (Ricoh IDX) eine Lösung, die Empfang über das TRAFFIQX®-Netzwerk, Datenextraktion, Freigabe und revisionssichere Archivierung in DocuWare in einem System abbildet – mit Schnittstelle zu DATEV und gängigen ERP-Lösungen. Mehr dazu unter Digitales Rechnungsmanagement IDX.
Sonderfälle: Kleinunternehmer, Vereine und Heilberufe
Drei Gruppen werden in der Diskussion immer wieder unsicher betrachtet – obwohl die Rechtslage eindeutig ist:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Sie sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Die Empfangspflicht trifft sie aber wie jeden anderen inländischen Unternehmer. Eingehende E-Rechnungen – etwa von Lieferanten oder Dienstleistern – müssen sie annehmen, sichten und GoBD-konform archivieren.
Vereine und Stiftungen mit unternehmerischem Bereich
Soweit ein Verein wirtschaftlich tätig ist (Vereinsgastronomie, Sportbetrieb mit Eintrittsgeldern, Werbeflächenvermarktung), gilt für diesen Bereich die volle Empfangspflicht. Reine ideelle Vereinszwecke außerhalb des unternehmerischen Bereichs sind nicht erfasst – in der Praxis ist die Trennlinie aber selten so sauber, weshalb auch hier Empfangsfähigkeit empfehlenswert ist.
Heilberufe und steuerfreie Leistungen
Ärzte, Therapeuten und andere Berufsgruppen mit überwiegend steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 14 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen aber alle eingehenden E-Rechnungen annehmen können – etwa von Praxisbedarfslieferanten, Versicherungen oder Vermietern.
Fazit
Die Empfangs- und Verarbeitungspflicht ist seit über einem Jahr Realität – und zugleich der Bereich, in dem die meisten mittelständischen Unternehmen Lücken haben. Während der Blick auf die Ausstellungspflicht 2027/2028 die Diskussion dominiert, entstehen die akuten Risiken jetzt: bei der Betriebsprüfung, beim Vorsteuerabzug, bei der formalen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
Die gute Nachricht: Eine saubere Aufstellung ist mit überschaubarem Aufwand erreichbar. Wer ein dediziertes Empfangs-Postfach, eine Visualisierungslösung, ein revisionssicheres Archiv und eine aktualisierte Verfahrensdokumentation hat, erfüllt die Anforderungen – und schafft gleichzeitig die Grundlage für die Ausstellungspflicht ab 2027 oder 2028. Die Empfangsseite ist kein Selbstzweck, sondern der erste Baustein einer durchgängig digitalisierten Rechnungsverarbeitung.
Eine Übersicht aller Stichtage und Übergangsregelungen bis 2028 finden Sie in unserem Beitrag.
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Wir prüfen mit Ihnen den Status Ihrer Empfangs- und Archivierungslandschaft entlang der fünf Checklistenpunkte und zeigen Ihnen, welche Schritte mit Priorität anstehen – ohne dass Sie sofort alle Werkzeuge auf einmal anschaffen müssen.
Seit dem 1. Januar 2025. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmer, einschließlich Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Heilberufen und unternehmerisch tätigen Vereinen.
Für die reine Annahme einer E-Rechnung reicht ein E-Mail-Postfach technisch aus. Für die GoBD-konforme Archivierung über zehn Jahre und die Prüfpflichten nach BMF-Schreiben reicht es nicht. Erforderlich sind zusätzlich eine Visualisierungslösung, eine strukturierte Verarbeitung und ein revisionssicheres Archiv.
Ja. Wenn ein anderer Unternehmer freiwillig eine E-Rechnung versendet – etwa weil sein System sie ohnehin erzeugt –, muss der Empfänger sie annehmen können. Eine Verweigerung mit Verweis auf die noch nicht greifende Ausstellungspflicht des Senders ist nicht zulässig.
Die XML-Datei muss zehn Jahre lang unveränderbar gespeichert werden. Ein revisionssicheres DMS oder ein vergleichbares Archivierungssystem mit Schreibschutz und Audit-Trail erfüllt diese Anforderung. Eine reine PDF-Visualisierung oder ein Ausdruck genügen nicht – das strukturierte Originalformat muss erhalten bleiben.
Die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML ist das Originalformat und muss als Ganzes archiviert werden. Eine separate Speicherung nur des PDF-Teils oder nur des XML-Teils ist nicht zulässig. In der Buchhaltung wird in der Regel der XML-Datensatz strukturiert ausgewertet.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern. Der Empfänger ist verpflichtet, die Rechnung auf alle drei Fehlerarten zu prüfen. Format- und Geschäftsregelfehler lassen sich nur strukturiert über den XML-Datensatz feststellen, nicht über eine reine PDF-Sichtprüfung.
Der Prüfer kann die formale Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln, einzelne Vorsteuerbeträge korrigieren oder im Extremfall Schätzungen ansetzen. Die genauen Folgen hängen vom Umfang des Mangels ab. Eine fehlende Verfahrensdokumentation und nicht im Originalformat archivierte E-Rechnungen sind die häufigsten Beanstandungspunkte.
Nicht zwingend. Bei kleinem Volumen reicht eine Kombination aus E-Mail-Postfach, kostenfreiem Viewer (ELSTER, Quba) und revisionssicherem Archiv. Ab etwa 50 Eingangsrechnungen pro Monat lohnt sich eine integrierte Lösung mit OCR/IDP und automatisierter Übergabe an die Buchhaltung.
Ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig vom Status. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Ausstellung dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber annehmen und archivieren. Gleiches gilt für Heilberufe und andere Unternehmer mit überwiegend steuerfreien Umsätzen.
Die Bandbreite ist groß. Ein dediziertes Postfach plus Viewer plus einfaches DMS lässt sich im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr aufsetzen. Eine integrierte Lösung mit Datenextraktion, Workflow und ERP-Anbindung bewegt sich je nach Volumen und Funktionsumfang im mittleren bis oberen vierstelligen Bereich pro Jahr. Der ROI entsteht meist über reduzierte Erfassungszeiten und genutzte Skontofristen – oft bereits im ersten Jahr.