Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 in Deutschland Realität – allerdings in Stufen. Während die Empfangspflicht für alle Unternehmen sofort greift, bleibt für die Ausstellung bis 2028 ein gestaffelter Übergang. Wer die einzelnen Stichtage kennt, kann den Umstieg planen, statt unter Druck zu reagieren. Dieser Beitrag ordnet die geltende Rechtslage, fasst die Übergangsfristen nach Unternehmensgröße zusammen und zeigt anhand eines KMU-Beispiels, was bis wann konkret zu erledigen ist.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt: Empfangspflicht ohne Übergang
Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde die obligatorische E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Den ersten Stichtag hat der Gesetzgeber bewusst kompromisslos gestaltet: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen und maschinell verarbeiten können. Eine Übergangsfrist gibt es für die Empfangsseite nicht – auch nicht für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Heilberufe oder Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
In der Praxis bedeutet das: Wer Rechnungen von anderen Unternehmen erhält, ist seit Anfang 2025 verpflichtet, sie auch im strukturierten Format anzunehmen. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass technisch ein E-Mail-Postfach in Verbindung mit einem Viewer (etwa über das ELSTER-Portal oder den kostenfreien Quba-Viewer) den Mindestanforderungen für die Annahme genügt. Damit ist allerdings nur die reine Empfangsfähigkeit abgedeckt – nicht die anschließende GoBD-konforme Archivierung oder die Verarbeitung im Buchhaltungs- oder ERP-System.
Wichtig: Sobald ein Unternehmen eine E-Rechnung erhält, darf deren Annahme nicht verweigert werden. Der Rechnungsaussteller benötigt – sofern er bereits zur Ausstellung berechtigt oder verpflichtet ist – auch keine ausdrückliche Zustimmung. Die Empfangsseite ist also eine harte Pflicht, die seit Anfang 2025 für jedes Unternehmen in Deutschland gilt.
Übergangsfristen 2025–2028: Wer muss wann ausstellen?
Anders als beim Empfang hat der Gesetzgeber die Ausstellungspflicht in mehreren Schritten gestaffelt. Maßgeblich ist § 27 Abs. 38 UStG. Die folgende Tabelle fasst die geltenden Übergangsregelungen für inländische B2B-Umsätze zusammen:
|
Zeitraum |
Umsatz Vorjahr |
Was ist im inländischen B2B zulässig? |
|---|---|---|
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2025 – 2026 |
beliebig |
Papier, PDF oder E-Rechnung. Papier/PDF nur mit (auch konkludenter) Zustimmung des Empfängers. |
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2027 |
über 800.000 € |
Nur E-Rechnung im Format nach EN 16931. EDI bis 31.12.2027 unverändert weiter zulässig. |
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2027 |
bis 800.000 € |
Papier, PDF oder E-Rechnung. Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt. |
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ab 2028 |
alle |
Nur E-Rechnung. Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG, Kleinunternehmer nach § 19 UStG. |
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs an inländische Geschäftskunden ausstellen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers, die auch konkludent erteilt werden kann – etwa durch widerspruchslose Annahme der Rechnung.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellungspflicht erstmals scharfgeschaltet, allerdings nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (also für 2026) von mehr als 800.000 Euro. Wer diese Schwelle überschreitet, muss seine inländischen B2B-Rechnungen ab Anfang 2027 als E-Rechnung im Format nach EN 16931 ausstellen. Kleinere Unternehmen erhalten ein zusätzliches Jahr Zeit.
Spätestens am 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase. Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von der Umsatzgröße. Das EDI-Verfahren bleibt zwar grundsätzlich nutzbar, aber nur dann, wenn aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz nach Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann. Andernfalls ist auch hier auf ein E-Rechnungsformat umzustellen.
KMU-Beispiel: Was bedeutet der Fahrplan konkret?
Ein typisches mittelständisches Unternehmen aus dem süddeutschen Raum: 35 Mitarbeitende, Jahresumsatz 2,4 Mio. Euro im B2B-Geschäft, etwa 180 Eingangsrechnungen pro Monat von 60 verschiedenen Lieferanten, Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle. Was muss dieses Unternehmen heute (Stand 2026) und in den nächsten 24 Monaten leisten?
Empfangsseite – sofortige Pflicht
- Strukturiertes Posteingangs-Postfach für Rechnungen, getrennt von der allgemeinen E-Mail.
- Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und visualisieren kann.
- Revisionssichere Archivierung, die das Originalformat (XML) unverändert über zehn Jahre aufbewahrt – ein normaler Outlook-Ordner reicht dafür nicht aus.
Ausstellungsseite – Stichtag 1. Januar 2027
Bei einem Umsatz von 2,4 Mio. Euro liegt das Unternehmen über der 800.000-Euro-Schwelle. Es muss daher ab dem 1. Januar 2027 alle inländischen B2B-Ausgangsrechnungen als E-Rechnung ausstellen. Konkret heißt das:
- Entscheidung für ein Format (XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X für deutsch-französische Geschäftsbeziehungen).
- Anpassung des Faktura- oder ERP-Systems an die strukturierte Ausgabe.
- Festlegung eines Übermittlungswegs (E-Mail, Portal, TRAFFIQX-Netzwerk).
- Schulung der Buchhaltung und gegebenenfalls des Vertriebs.
- Aktualisierung der Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Realistischer Zeitplan
- Q2 2026: Bestandsaufnahme der Ein- und Ausgangsrechnungsprozesse, Anbieterauswahl.
- Q3 2026: Pilot-Workflow für Eingangsrechnungen aufsetzen, Schnittstelle zu DATEV testen.
- Q4 2026: Ausgangsseite konfigurieren, Lieferanten und Kunden über die Umstellung informieren.
- Q1 2027: produktiver Betrieb, parallele Validierung der ersten Monate.
Dieser Vorlauf ist realistisch – auch wenn die Stichtage scheinbar noch weit entfernt wirken. Wer jetzt im Frühjahr 2026 startet, hat noch alle Optionen. Wer bis Sommer 2026 wartet, gerät bei einer typischen Implementierungsdauer von vier bis sechs Monaten in den Stichtagsdruck.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht mehr
Der Gesetzgeber hat den Begriff der E-Rechnung seit 2025 enger gefasst. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das die Voraussetzungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland sind insbesondere folgende Formate anerkannt:
- XRechnung: rein strukturiertes XML-Format, Standard im Behördenverkehr (B2G), seit November 2020 im Bundes- und Landesbereich verpflichtend.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz – für den Empfänger lesbar, für die Buchhaltung maschinell auswertbar.
- Factur-X: das französische Pendant zu ZUGFeRD, kompatibel mit EN 16931 – relevant für Unternehmen mit französischen Geschäftspartnern, insbesondere im Hinblick auf die französische E-Rechnungspflicht ab September 2026.
Daneben sind weitere Formate wie PEPPOL BIS, FatturaPA oder eFattura zulässig, sofern sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen oder sich entsprechend extrahieren lassen.
Was ausdrücklich keine E-Rechnung im neuen Sinne ist:
- ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten (auch nicht in der Variante PDF/A);
- eine eingescannte Papierrechnung;
- ein Word-Dokument oder ein Bild der Rechnung;
- eine reine E-Mail mit Rechnungstext im Body.
Diese Formate gelten als sonstige Rechnungen und sind nach den Übergangsfristen 2027/2028 im inländischen B2B nicht mehr ausreichend, sofern eine E-Rechnungspflicht besteht.
Empfangen reicht nicht: Archivierung, GoBD und Workflow
Ein Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: Die reine Empfangsfähigkeit einer E-Rechnung ist nur der erste Schritt. Wer eine XRechnung im E-Mail-Postfach landen lässt und sie dann ausdruckt oder als PDF in einem Ordner ablegt, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Drei Bereiche sind technisch und organisatorisch zu lösen:
- Revisionssichere Archivierung im Originalformat
Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat die GoBD im Hinblick auf E-Rechnungen aktualisiert. Eingehende E-Rechnungen müssen über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist im strukturierten Originalformat – in der Regel XML – unveränderbar gespeichert werden. Eine reine PDF-Visualisierung oder ein Ausdruck genügt dafür nicht.
- Verarbeitung mit Plausibilitäts- und Inhaltsprüfung
Das BMF unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2025 zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern. Unternehmen sind angehalten, eingehende E-Rechnungen technisch zu validieren und inhaltlich zu prüfen. In einem manuellen Prozess ist das bei drei- oder vierstelligen Monatsmengen nicht mehr leistbar – hier kommen automatisierte Workflows ins Spiel.
- Verfahrensdokumentation nach GoBD
Wer einen elektronischen Rechnungsworkflow nutzt, muss diesen in einer Verfahrensdokumentation gemäß § 146 AO und GoBD beschreiben. Die Dokumentation gehört zum Standardumfang einer Betriebsprüfung. Wer sie nicht vorlegen kann, riskiert Schätzungen und Sicherheitszuschläge.
An dieser Stelle setzt das digitale Rechnungsmanagement RIDX (Ricoh IDX) an: Die Lösung kombiniert die Annahme über das TRAFFIQX®-Netzwerk – mit acht angebundenen Providern – mit der revisionssicheren Archivierung in DocuWare und einem konfigurierbaren Freigabe-Workflow. Eingehende XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X werden automatisch eingelesen, archiviert und an DATEV oder das interne ERP übergeben. Mehr dazu unter Digitales Rechnungsmanagement IDX.
Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
Die kommenden 18 Monate sind das richtige Zeitfenster, um die E-Rechnung produktiv aufzusetzen – ohne unter Stichtagsdruck zu geraten. Empfehlenswert ist eine Reihenfolge in vier Schritten:
Schritt 1: Empfangsseite absichern
Zuerst sollte geprüft werden, ob die aktuelle Empfangslösung (E-Mail, Portal, EDI) GoBD-konform archiviert. Falls nicht, ist das der erste Hebel – unabhängig von der eigenen Ausstellungspflicht. Viele Unternehmen entdecken hier Lücken, die seit Anfang 2025 bereits eine Compliance-Frage darstellen.
Schritt 2: Umsatzgrenze einordnen
Im zweiten Schritt ist zu klären, ob der Vorjahresumsatz 2026 die 800.000-Euro-Schwelle überschreiten wird. Davon hängt ab, ob der Stichtag der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 ist. In einem mittelständischen Unternehmen mit dynamischem Wachstum lohnt es sich, vorsorglich auf den früheren Stichtag zu planen.
Schritt 3: Format und Workflow festlegen
XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X – die Entscheidung hängt von Branche und Kundenstruktur ab. Hybride Formate wie ZUGFeRD haben den Vorteil, dass die Empfänger sie auch ohne strukturierte Verarbeitung sichten können. Parallel ist der Übermittlungsweg zu klären: direkter E-Mail-Versand, Portallösung oder Anbindung an ein Provider-Netzwerk wie TRAFFIQX®.
Schritt 4: Verfahrensdokumentation aktualisieren
Spätestens mit dem produktiven Betrieb muss die Verfahrensdokumentation nach GoBD den neuen Workflow abbilden. Wer sie ohnehin überarbeitet, kann gleich auch andere digitalisierte Prozesse aufnehmen – etwa Eingangspost, Vertragsmanagement oder Personalakten.
Fazit
Die E-Rechnung kommt – an den Stichtagen 2025 (Empfang), 2027 (Ausstellung ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und 2028 (Ausstellung für alle) führt kein Weg vorbei. Wer das Thema nicht als reines Compliance-Projekt versteht, sondern als Anlass für eine grundlegend digitalisierte Rechnungsverarbeitung nutzt, gewinnt mehr als nur Rechtssicherheit: Durchlaufzeiten verkürzen sich von Tagen auf Stunden, Skontofristen werden zuverlässig genutzt, manuelle Erfassungsfehler entfallen.
Zugleich gilt: Wer die Implementierung erst im Sommer 2026 startet, gerät rasch unter Zugzwang. Eine saubere Lösung – inklusive Archivierung, Workflow und Verfahrensdokumentation – braucht vier bis sechs Monate, plus Schulung. Der Vorlauf, der jetzt eingeplant wird, entscheidet über die Qualität der späteren Umsetzung.
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