Mit der gestaffelten E-Rechnungspflicht in Deutschland stellen sich viele Unternehmen die gleiche Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EN 16931, beide sind seit Jahren im Einsatz – und doch unterscheiden sie sich in einem entscheidenden Punkt: Wie sehen Empfänger die Rechnung? Dieser Beitrag erklärt die technischen Unterschiede, ordnet die Praxisrelevanz nach Unternehmenstyp ein und gibt eine Entscheidungshilfe für die häufigsten Konstellationen im Mittelstand.
Was beide Formate gemeinsam haben
Vor dem Vergleich lohnt sich der Blick auf die Schnittmenge: XRechnung und ZUGFeRD sind beides E-Rechnungsformate im Sinne des § 14 UStG. Sie erfüllen die europäische Norm EN 16931, die seit 2017 den semantischen Datenkern einer elektronischen Rechnung definiert. Beide Formate enthalten alle umsatzsteuerlich relevanten Pflichtangaben strukturiert maschinenlesbar – von der Rechnungsnummer über Steuerbeträge bis zur IBAN.
Das bedeutet: Wer eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 ausstellt, erfüllt die formalen Voraussetzungen, die ab den Stichtagen 2027 (Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und 2028 (alle Unternehmen) für inländische B2B-Umsätze gelten. Welches der beiden Formate sinnvoller ist, ergibt sich nicht aus der Rechtslage, sondern aus dem Geschäftskontext.
XRechnung: Reines XML für den maschinellen Austausch
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) auf Basis der EN 16931 entwickelt und ist seit November 2020 Pflichtformat für Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden. Im Behördenverkehr (B2G) gibt es zur XRechnung praktisch keine Alternative.
Eine XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten. Wer sie öffnet, sieht zunächst nur XML-Code – ohne dazwischengeschaltete Visualisierung ist der Inhalt für Menschen schlecht erfassbar. Das Bundesfinanzministerium hat deshalb über das ELSTER-Portal einen kostenfreien Viewer bereitgestellt; daneben gibt es den Quba-Viewer und kommerzielle Lösungen, die XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen darstellen.
Stärken der XRechnung
- Maximale Datenintegrität: Es gibt nur einen Datensatz, keine Diskrepanz zwischen menschen- und maschinenlesbarer Darstellung.
- Eindeutige Verarbeitung: Buchhaltungs- und ERP-Systeme können den XML-Datensatz ohne Umweg auslesen.
- Pflichtformat im B2G: Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an XRechnung nicht vorbei.
Schwächen der XRechnung
- Ohne Viewer für den Menschen unleserlich – das ist im Mittelstand mit gemischter Empfängerlandschaft ein Hindernis.
- Eingehende XRechnungen erfordern beim Empfänger eine vollständige strukturierte Verarbeitung; reines Sichten reicht nicht.
- Bei kleinen Geschäftspartnern, die selbst noch keinen E-Rechnungs-Workflow haben, kann die XRechnung als sperrig empfunden werden.
ZUGFeRD: Hybrides Format aus PDF und XML
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Das Format ist hybrid aufgebaut: Es ist technisch ein PDF/A-3-Dokument, in das ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht beim Öffnen ein normales PDF, das wie eine klassische Rechnung wirkt. Im Hintergrund steckt aber der vollständige strukturierte Datensatz nach EN 16931.
Diese Doppelnatur ist der entscheidende Vorteil im B2B-Mittelstand: Eine ZUGFeRD-Rechnung funktioniert auch dann, wenn der Empfänger sie noch nicht maschinell verarbeitet. Er liest das PDF und bezahlt manuell – wie bisher. Sobald er einen automatisierten Workflow einsetzt, nutzt sein System den eingebetteten XML-Datensatz. Für den Versender bleibt der Prozess identisch.
Wichtig zu wissen: Nicht jede ZUGFeRD-Version erfüllt die E-Rechnungsanforderungen. Erst ab Version 2.0.1 mit den Profilen EN 16931 („COMFORT“), EXTENDED oder XRECHNUNG ist das Format konform mit der gesetzlichen Definition. Ältere Versionen und das Profil BASIC/MINIMUM gelten nicht als E-Rechnung im neuen Sinne.
Stärken von ZUGFeRD
- Empfänger sehen ein menschenlesbares PDF – funktioniert auch bei Geschäftspartnern ohne strukturierten Workflow.
- Reibungsarme Umstellung: Bestehende Vorlagen lassen sich mit XML-Datensatz erweitern, ohne den optischen Eindruck zu ändern.
- Ein Dokument deckt Sicht- und Datenanforderungen ab – keine zwei Versionen, keine Versendungsdoppelung.
Schwächen von ZUGFeRD
- Versionsfalle: Nur ZUGFeRD ab 2.0.1 mit den richtigen Profilen erfüllt die E-Rechnungspflicht. Ältere Versionen müssen abgelöst werden.
- Inkonsistenzgefahr: PDF-Sicht und XML-Datensatz dürfen nicht voneinander abweichen – hier ist saubere Erstellung wichtig.
- Im B2G nicht universell akzeptiert. Einige Behörden verlangen ausdrücklich XRechnung.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Kriterien gegenüber, an denen sich die Entscheidung für ein Format orientieren lässt:
Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
Aufbau | Reines XML, kein lesbares Anzeigeformat enthalten. | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. |
Lesbar ohne Software? | Nein, Viewer erforderlich (z. B. ELSTER, Quba). | Ja, das PDF ist menschenlesbar; XML wird zusätzlich automatisch verarbeitet. |
Norm-Konformität | EN 16931, deutsche CIUS „XRechnung“. | EN 16931 ab Profil EN 16931 (Comfort). |
Pflicht im B2G | Ja, seit November 2020 für Bundes- und Landesbehörden. | Nur, wenn der Empfänger ZUGFeRD ausdrücklich akzeptiert. |
Verbreitung im B2B | Steigend, vor allem bei großen Konzernen und Auftraggebern aus der öffentlichen Hand. | Hoch, weil PDF-Sicht und XML-Daten in einem Dokument vereint sind. |
Akzeptanz beim Empfänger | Setzt voraus, dass der Empfänger XML verarbeiten kann. | Funktioniert auch bei Empfängern ohne strukturierten Workflow – sie sehen weiterhin ein PDF. |
Typische Branchen | Behördenlieferanten, IT-Dienstleister, Versicherungen, große Industriezulieferer. | Handwerk, Dienstleistung, Produktion, Handel mit gemischter Kundenstruktur. |
Entscheidungshilfe nach Unternehmenstyp
In der Praxis ist die Formatwahl weniger eine technische Frage als eine Frage der Kundenstruktur. Die folgenden Profile decken die häufigsten Konstellationen im Mittelstand ab.
Handwerksbetrieb mit gemischter Kundschaft
Ein Sanitärbetrieb mit etwa 20 Mitarbeitenden rechnet Privatkunden, Hausverwaltungen und gewerbliche Kunden ab. Für die Privatkundenrechnungen besteht keine E-Rechnungspflicht, sie bleiben wie bisher als PDF oder Papier zulässig. Für die gewerblichen Kunden empfiehlt sich ZUGFeRD: Das PDF kann der Kunde wie gewohnt sichten und ablegen, der XML-Datensatz wird zusätzlich von Buchhaltungslösungen wie DATEV oder Lexware ausgelesen. Eine Umstellung auf reine XRechnung würde im Gewerbeteil viele kleinere Auftraggeber überfordern.
Dienstleister mit B2B-Schwerpunkt
Eine Marketingagentur, ein IT-Berater oder eine Steuerkanzlei rechnet überwiegend gegenüber Geschäftskunden ab – von KMU bis Konzern. Auch hier ist ZUGFeRD pragmatisch: Das hybride Format passt zur heterogenen Empfängerlandschaft. Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefert (etwa eine IT-Beratung mit Behördenmandaten), braucht parallel die Möglichkeit, XRechnung auszustellen. Moderne Faktura-Lösungen erlauben die Auswahl pro Empfänger.
Produktionsbetrieb mit Großkunden
Ein Zulieferer der Automobilindustrie oder ein Maschinenbauer mit zwei Dutzend Kernkunden hat eine andere Ausgangslage. Großabnehmer geben das Format häufig vor – entweder XRechnung über ein Lieferantenportal, oder etablierte EDI-Verfahren mit eigenen Profilen. Hier ist die Frage selten „XRechnung oder ZUGFeRD?“, sondern „Welche Vorgaben kommen vom Kunden?“. Eine ZUGFeRD-Lösung dient dann eher dem Mittelstands-Restgeschäft, während die großen Konten über ihren eigenen Standard laufen.
Behördenlieferant
Wer überwiegend an Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden liefert, kommt an XRechnung kaum vorbei. Im Bundesbereich ist sie seit November 2020 verpflichtend, viele Bundesländer und Kommunen folgen mit eigenen Plattformen (OZG-RE, ZRE). Eine zusätzliche ZUGFeRD-Fähigkeit lohnt sich nur, wenn parallel B2B-Geschäft mit nicht-öffentlichen Kunden stattfindet.
Pragmatische Empfehlung für den Mittelstand
Für die meisten mittelständischen Unternehmen mit gemischter B2B-Kundschaft ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 oder EXTENDED) das pragmatische Ausgangsformat. Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, ist für Empfänger ohne strukturierten Workflow weiterhin nutzbar und lässt sich in den meisten ERP- und Faktura-Systemen erzeugen.
Wer parallel öffentliche Auftraggeber beliefert oder mit Großkonzernen arbeitet, die XRechnung verlangen, sollte beide Formate ausstellen können. Moderne Lösungen bilden das ohne Mehraufwand ab – das Format wird pro Empfänger einmal hinterlegt und automatisch ausgewählt.
Auf der Empfangsseite sollten Unternehmen ohnehin beide Formate verarbeiten können. Wer nur XRechnung akzeptiert, blockiert ZUGFeRD-Eingänge – und umgekehrt. Die Empfangsfähigkeit ist seit dem 1. Januar 2025 ohnehin Pflicht und kennt keine Übergangsfristen.
Wer die Frage nach Ein- und Ausgangsformat in einem Workflow konsolidieren möchte, findet im digitalen Rechnungsmanagement RIDX (Ricoh IDX) eine Lösung, die XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und weitere Formate gleichermaßen verarbeitet. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgehende Rechnungen im jeweils passenden Format an den Empfänger übergeben. Mehr dazu unter Digitales Rechnungsmanagement IDX.
Fazit
XRechnung und ZUGFeRD sind keine konkurrierenden Standards, sondern Antworten auf unterschiedliche Anforderungen. XRechnung ist die Pflichtsprache im Behördenverkehr und das technisch reinste Format – strikt strukturiert, ohne menschenlesbare Hülle. ZUGFeRD ab 2.0.1 ist das pragmatische Format für den B2B-Alltag im Mittelstand: hybrides PDF mit eingebettetem XML, das auch bei nicht vollständig digitalisierten Empfängern funktioniert.
Die richtige Wahl hängt von der Kundenstruktur ab. Behördenlieferanten brauchen XRechnung, Mittelstand mit gemischter Kundschaft fährt mit ZUGFeRD am ruhigsten, Produktion mit Großkunden folgt den Vorgaben der Abnehmer. In allen Fällen sollte die Empfangsseite beide Formate annehmen – das ist seit 2025 ohnehin gesetzliche Pflicht.
Eine Übersicht aller Stichtage und Übergangsregelungen bis 2028 finden Sie in unserem Beitrag.
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Häufig gestellte Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG, sofern sie der EN 16931 entsprechen. Eine ausschließliche Pflicht zur XRechnung gilt nur im Behördenverkehr (B2G) auf Bundesebene und in den meisten Bundesländern. Im B2B-Bereich darf zwischen den Formaten gewählt werden.
Nein. E-Rechnungskonform sind nur ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 in den Profilen EN 16931 („COMFORT“), EXTENDED oder XRECHNUNG. Die Profile BASIC und MINIMUM sowie ältere ZUGFeRD-Versionen erfüllen die Norm nicht und gelten nicht als E-Rechnung im neuen Sinne.
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig vom konkreten Format. Wer nur XRechnung akzeptiert und ZUGFeRD ablehnt (oder umgekehrt), erfüllt die Empfangspflicht nicht vollständig. Die Verarbeitungslösung sollte beide Formate unterstützen.
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird typischerweise per E-Mail-Anhang, über ein Portal (etwa OZG-RE oder ZRE für Behörden) oder über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebettetem XML – sie sieht für den Empfänger aus wie eine normale PDF-Rechnung und kann auf den gleichen Wegen versendet werden.
Im Handwerk hat sich ZUGFeRD durchgesetzt, weil viele Auftraggeber – von Privatkunden über Hausverwaltungen bis zu kleinen Gewerbebetrieben – die Rechnung weiterhin als PDF sichten möchten. Die hybride Form von ZUGFeRD ermöglicht das, ohne auf den XML-Datensatz für die strukturierte Verarbeitung zu verzichten.
Ja. Moderne Faktura-, ERP- und DMS-Lösungen unterstützen beide Formate parallel. In der Regel wird das gewünschte Format einmalig pro Empfänger hinterlegt; das System wählt es bei der Rechnungsausstellung automatisch. Auch das digitale Rechnungsmanagement RIDX bildet diese Logik ab.
Im Streitfall gilt der strukturierte XML-Datensatz als maßgeblich, weil er die elektronische Rechnung im Sinne des UStG bildet. Abweichungen zwischen PDF und XML sind ein Qualitätsproblem und sollten vermieden werden. Saubere Faktura-Software erzeugt beide Teile aus derselben Datenquelle.
Frankreich führt zum 1. September 2026 eine eigene E-Rechnungspflicht ein und nutzt das Format Factur-X, das zu ZUGFeRD weitgehend kompatibel ist. Wer regelmäßig nach Frankreich liefert oder von dort empfängt, sollte mit Factur-X arbeiten oder eine Lösung wählen, die ZUGFeRD und Factur-X gleichermaßen unterstützt.
Nein. Beide Formate werden GoBD-konform im strukturierten Originalformat zehn Jahre archiviert. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Ein revisionssicheres DMS wie DocuWare verarbeitet beide gleichermaßen.
Ja, aus zwei Gründen. Erstens ist die Empfangspflicht seit Anfang 2025 bereits scharfgeschaltet – ein E-Rechnungs-Workflow rentiert sich also schon allein für die Eingangsseite. Zweitens reduziert eine frühe Umstellung den Stichtagsdruck: Wer 2026 produktiv geht, hat genügend Zeit für Korrekturen und Schulungen, bevor die Ausstellungspflicht greift.