Schritt für Schritt zur E-Rechnung

Der Weg zur digitalen Rechnungsstellung: Wichtige Schritte für Ihr Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung verpflichtend. Wie können Unternehmen ihre Rechnungsabwicklung digitalisieren? Im Folgenden finden Sie die essenziellen Schritte, um von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung optimal zu profitieren. Eine durchdachte Strategie ist dabei unerlässlich.

Schritt für Schritt zur E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im inländischen B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß den neuen gesetzlichen Anforderungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese gesetzliche Neuerung wirkt sich unmittelbar auf viele Geschäftsprozesse aus und erfordert gezielte Anpassungen.

Die Umstellung auf E-Rechnungen markiert einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Transformation und kann langfristig zu mehr Effizienz und Transparenz führen. Gleichzeitig bringt sie neue Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf Technik, Prozesse und interne Zuständigkeiten.

Eine strukturierte Planung sowie eine konsequente Umsetzung sind entscheidend, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und die Umstellung erfolgreich zu bewältigen.

Dieser Leitfaden zeigt auf, wie Unternehmen die Einführung der E-Rechnung gezielt angehen können – von der ersten Bestandsaufnahme bis hin zur technischen Umsetzung. Die dargestellten Maßnahmen dienen als Orientierungshilfe, wobei die Auswahl und Reihenfolge der Schritte stets an die individuellen Rahmenbedingungen jedes Unternehmens angepasst werden sollten.

Wichtig: Welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, hängt maßgeblich von den spezifischen Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens ab – etwa den vorhandenen IT-Systemen, bestehenden Abläufen sowie dem Digitalisierungsgrad der Geschäftspartner wie Kunden, Lieferanten oder steuerliche Berater.

Schritt 1: Bestehende Rechnungsprozesse analysieren

Der erste Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Einführung der E-Rechnung besteht in einer detaillierten Analyse der aktuellen Abläufe. Dabei geht es nicht nur darum, bestehende analoge Prozesse eins zu eins zu digitalisieren – vielmehr sollte die Gelegenheit genutzt werden, um die Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen und ggf. zu optimieren.

Prüfen Sie, wie Rechnungen aktuell erfasst, verarbeitet und archiviert werden.
Erfassen Sie Zuständigkeiten und Prozessabläufe rund um die Rechnungsbearbeitung.
Untersuchen Sie, inwieweit Ihre bestehende IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) kompatibel ist.

Schritt 2: Zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten

Was einfach klingt, ist ein entscheidender Baustein für die reibungslose Umstellung:

Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich dem Empfang elektronischer Rechnungen dient.
Informieren Sie alle Lieferanten und Dienstleister über diese zentrale E-Mail-Adresse. Nur so stellen Sie sicher, dass künftig alle E-Rechnungen korrekt zugestellt werden.

Hinweis zur IT-Sicherheit:
Beim Versand von E-Rechnungen per E-Mail sollten potenzielle Sicherheitsrisiken nicht unterschätzt werden. Setzen Sie auf gängige Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Virenscanner und eine klare Zugriffsbeschränkung für das E-Mail-Postfach.

Schritt 3: Kunden frühzeitig über den E-Rechnungsversand informieren

Eine erfolgreiche Umstellung auf elektronische Rechnungen gelingt nur, wenn auch Ihre Kunden bereit und technisch in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen.

Empfohlene Maßnahmen:

Stimmen Sie sich mit Ihren Kunden ab, in welchem Format und über welchen Kanal sie E-Rechnungen empfangen möchten.
Informieren Sie frühzeitig über den geplanten Umstieg und erläutern Sie, wie die Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand erfolgen kann (bis Ende 2024 ist diese Zustimmung in vielen Fällen noch erforderlich).
Halten Sie diese Abstimmungen schriftlich fest – etwa per E-Mail oder im Rahmen bestehender Verträge.

Schritt 4: Auswahl des passenden E-Rechnungsformats und sicheren Übertragungswegs

Die Entscheidung für ein geeignetes elektronisches Rechnungsformat sowie einen sicheren Übertragungsweg bildet das technische Fundament Ihrer Umstellung auf E-Rechnungen. Beide Aspekte sollten sorgfältig auf Ihre betrieblichen Anforderungen und die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner abgestimmt werden.

Auswahl des Rechnungsformats

Wählen Sie ein Format, das zu Ihren technischen Gegebenheiten, den Systemen Ihrer Kunden sowie den rechtlichen Anforderungen passt. Dabei sollten insbesondere folgende Kriterien berücksichtigt werden:

Kompatibilität mit der IT-Infrastruktur von Kunden, Lieferanten und internen Systemen
Rechtskonformität, z. B. gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und Norm EN 16931
Systemintegration in Ihre Buchhaltungssoftware und bestehende Archivierungslösungen
Sicherheitsanforderungen wie digitale Signaturen oder Prüfmechanismen zur Gewährleistung von Authentizität und Unveränderbarkeit

Gängige Formate im Überblick:

XRechnung
Der gesetzlich vorgeschriebene Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Strukturiertes XML-Format auf Basis der Norm EN 16931.
ZUGFeRD
Ein hybrides Format, das visuell lesbares PDF und maschinenlesbares XML kombiniert. Besonders anwenderfreundlich und vielseitig einsetzbar.
UN/CEFACT CII
Ein international anerkanntes XML-Format für elektronische Rechnungen, das branchenübergreifend eingesetzt wird.
UBL (Universal Business Language)
Standardisiertes XML-Dokumentformat für den strukturierten Austausch von Geschäftsinformationen – häufig genutzt im internationalen Handel.
Factur-X
Kombination aus ZUGFeRD und französischem Standard FNFE. Unterstützt strukturierte Daten und PDF in einer Datei – ideal bei grenzüberschreitendem Rechnungsversand.

Sicherer Übertragungsweg

Die Art und Weise, wie elektronische Rechnungen übermittelt werden, spielt insbesondere mit Blick auf IT-Sicherheit und Haftung eine zentrale Rolle.

Wichtig:

Ein Urteil des OLG Schleswig-Holstein vom 18.12.2024 (Az. 12 U 9/24) unterstreicht die Relevanz: Eine manipulierte E-Mail-Rechnung führte zu einer Fehlüberweisung in Höhe von 15.000 €. Das Gericht entschied, dass alleinige Transportverschlüsselung nicht ausreicht – es wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erwartet. Die Verantwortung für den sicheren Versand liegt laut Urteil beim Absender der Rechnung.

Empfohlene Übertragungswege:

Peppol Access Point
Ein sicheres, standardisiertes Netzwerk für den internationalen Austausch elektronischer Geschäftsdokumente nach Peppol BIS. Besonders geeignet für Rechnungen an Behörden und große Geschäftspartner.
Web-Portale
Anbieter- oder kundenspezifische Portale ermöglichen den Upload und Empfang strukturierter E-Rechnungen mit oft direkter Anbindung an ERP-Systeme.
SFTP (Secure File Transfer Protocol)
Sicherer direkter Datentransfer für strukturierte Rechnungen, z. B. aus ERP-Systemen oder Rechnungssoftware.

Praxistipps zur Sicherheit:

Nutzen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, insbesondere beim E-Mail-Versand von Rechnungen.
Verwenden Sie strukturierte Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) in Verbindung mit sicheren Plattformen wie Peppol.
Sensibilisieren Sie Kunden für den sicheren Empfang von E-Rechnungen.
Weitere Informationen bietet z. B. das BSI: E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis.

Schritt 5: Anpassung und Implementierung der IT-Infrastruktur

Damit Ihre Systeme elektronische Rechnungen effizient und rechtssicher verarbeiten können, ist eine stabile und kompatible IT-Infrastruktur unerlässlich. Je nach Ausgangssituation kann dies eine Erweiterung bestehender Systeme oder eine vollständige Neuanschaffung erfordern.

Wichtige Maßnahmen:

Systemkompatibilität sicherstellen: Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen das gewählte strukturierte Rechnungsformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) korrekt erstellen, empfangen und verarbeiten können.
IT-Sicherheit gewährleisten: Integrieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie digitale Signaturen, Zugriffsschutz und Verschlüsselung, um die Authentizität und Integrität Ihrer Rechnungen zu sichern.
Mitarbeitereinbindung: Beziehen Sie frühzeitig die betroffenen Abteilungen ein – insbesondere IT, Buchhaltung und Compliance – um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.

Schritt 6: Mitarbeiterschulung und internes Wissensmanagement

Der Erfolg der Umstellung auf E-Rechnungen steht und fällt mit dem Know-how Ihrer Mitarbeiter. Durch gezielte Schulungen stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und korrekt umsetzen können.

Empfohlene Schulungsinhalte:

Prozesse & Formate: Einführung in die Erstellung, Bearbeitung und Prüfung elektronischer Rechnungen sowie Umgang mit den eingesetzten Formaten.
Rechtliche Anforderungen: Vermittlung von Kenntnissen zu gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zur Archivierungspflicht und zu Compliance-Vorgaben im Rahmen der GoBD.
Dokumentation & Wissenstransfer: Halten Sie Schulungsinhalte fest, dokumentieren Sie Änderungen in den Prozessen und sorgen Sie dafür, dass auch neue Teammitglieder jederzeit auf relevantes Wissen zugreifen können.

Schritt 7: Testphase – Prozesse realitätsnah erproben

Bevor die E-Rechnung vollständig eingeführt wird, sollten alle technischen und organisatorischen Abläufe unter realistischen Bedingungen getestet werden. Nur durch eine umfassende Testphase lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und beheben.

Empfohlene Vorgehensweise:

Szenarien durchspielen: Führen Sie Testläufe mit typischen Geschäftsfällen und verschiedenen Partnern durch – vom Rechnungsausgang bis zur Archivierung.
Fehlerdokumentation und -behebung: Halten Sie auftretende Abweichungen systematisch fest und optimieren Sie die Prozesse entsprechend.
Feedback nutzen: Integrieren Sie Rückmeldungen der Mitarbeitenden und Testpartner in die Verbesserung des Ablaufs.

Tipp: Planen Sie ausreichend Zeit für die Testphase ein und entwickeln Sie strukturierte Testfälle – nur so lässt sich die Praxistauglichkeit zuverlässig prüfen.

Schritt 8: Kommunikation mit Geschäftspartnern

Eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen setzt voraus, dass alle Beteiligten eingebunden sind – insbesondere Ihre Kunden, Lieferanten und Dienstleister. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse.

Maßnahmen im Überblick:

Frühzeitige Information: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über den Umstellungszeitpunkt, gewählte Formate und Übertragungswege.
Technische Abstimmung: Klären Sie im Vorfeld, welche technischen Voraussetzungen auf Partnerseite vorliegen und wie die Integration gelingt.
Support anbieten: Richten Sie ggf. einen Ansprechpartner oder Support-Kanal ein, um Rückfragen schnell klären zu können.
Schulung & Hilfestellung: Bieten Sie unterstützende Materialien oder Webinare an, um den Übergang zu erleichtern.

Schritt 9: Vollständige Implementierung der E-Rechnung

Nach Abschluss der Vorbereitungsphase erfolgt die vollständige Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Dabei ist eine engmaschige Überwachung zu Beginn besonders wichtig.

Wichtige Schritte:

Offizieller Start: Beginnen Sie mit dem Versand und Empfang elektronischer Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben und festgelegten Zeitplänen.
Begleitung der Umstellung: Unterstützen Sie interne und externe Beteiligte aktiv in den ersten Wochen – etwa durch FAQ, interne Ansprechpartner oder technische Hilfestellung.
Compliance sicherstellen: Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Anforderungen (z. B. Format, Archivierung, Sicherheitsstandards) eingehalten werden.

Schritt 10: Kontinuierliche Überwachung und Weiterentwicklung

Die Einführung der E-Rechnung ist kein einmaliges Projekt, sondern Teil eines dynamischen Digitalisierungsprozesses. Um langfristig erfolgreich zu bleiben, sind regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erforderlich.

Langfristige Maßnahmen:

Prozess-Monitoring: Überwachen Sie die Akzeptanz und Nutzung der E-Rechnung sowohl intern als auch bei Ihren Geschäftspartnern.
Weiterbildung & Schulung: Halten Sie Ihr Team über rechtliche und technische Entwicklungen auf dem Laufenden.
Systempflege & Weiterentwicklung: Aktualisieren Sie Ihre IT-Systeme regelmäßig und passen Sie Prozesse an neue Anforderungen und Standards an.

Schritt 11: Rechtliche Anforderungen fortlaufend im Blick behalten

Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur technische, sondern auch rechtliche Anforderungen mit sich. Um Risiken zu vermeiden und dauerhaft rechtssicher zu handeln, sollten die relevanten gesetzlichen Vorgaben regelmäßig überprüft und in Ihre internen Prozesse integriert werden.

Wichtige rechtliche Aspekte:

EU- und nationale Vorschriften:
Beachten Sie die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die nationalen Umsetzungen zur elektronischen Rechnungsstellung – insbesondere im Hinblick auf den verpflichtenden Empfang und ggf. die Erstellung strukturierter Formate.
Archivierungspflichten:
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher aufbewahrt werden. Dazu gehört auch, dass Rechnungen unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert sind.
IT-Sicherheitsanforderungen:
Gewährleisten Sie die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit elektronischer Rechnungsdaten – unter anderem durch geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen, Zugriffskontrollen und eine zuverlässige Datensicherung.

Tipp: Halten Sie regelmäßige Rücksprachen mit Ihrer Rechtsabteilung, Steuerberatung oder externen Fachstellen, um bei Gesetzesänderungen schnell reagieren zu können.

Weitere Schritte und ergänzende Aspekte

Je nach individueller Ausgangslage und Unternehmensstruktur können zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein, um die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung nachhaltig und rechtssicher umzusetzen. Folgende Punkte sollten dabei ebenfalls berücksichtigt werden:

Datenschutzprüfung:
Überprüfen Sie, ob bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen personenbezogene Daten im Spiel sind – insbesondere bei Einzelunternehmern. Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Nahtlose Integration in Buchhaltungsprozesse:
Die E-Rechnung sollte vollständig in Ihre bestehenden Buchhaltungs-, ERP- und Archivierungssysteme eingebettet werden. Achten Sie auf durchgängige Workflows vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Verbuchung.
Notfall- und Wiederherstellungsplan:
Entwickeln Sie ein Konzept für den Umgang mit Systemausfällen, Datenverlust oder Übermittlungsfehlern. Dazu gehören regelmäßige Backups, klare Zuständigkeiten und definierte Eskalationswege.
Steuerliche Abschreibungsmöglichkeiten:
Investitionen in Soft- und Hardware zur Umsetzung der E-Rechnung können unter Umständen steuerlich geltend gemacht werden. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über sinnvolle Abschreibungsmodelle.
Cybersicherheit stärken:
Sorgen Sie für aktuelle Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Firewalls, Antivirensoftware, Rechteverwaltung) und schulen Sie Ihr Team regelmäßig im sicheren Umgang mit digitalen Dokumenten und Systemen. Cybersecurity ist ein zentraler Baustein zur Sicherung Ihrer digitalen Infrastruktur.

Zusammenfassung

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse zu digitalisieren, Ressourcen zu sparen und die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung nachhaltig zu steigern. Wer den Umstellungsprozess strukturiert plant und umsetzt, profitiert nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern auch von langfristigen wirtschaftlichen und ökologischen Vorteilen.

Mit einer frühzeitigen Analyse, der passenden technischen Infrastruktur und der aktiven Einbindung von Mitarbeitenden und Geschäftspartnern gelingt der Übergang reibungslos – und stellt die Weichen für eine moderne, digitale Buchhaltung.