Effiziente Datenerfassung: Ihre Vorteile durch DocuWare-Formulare

Dank des in DocuWare integrierten Formularmanagements können Sie elektronische Formulare ganz einfach per Drag & Drop erstellen. Wählen Sie aus einer Vielzahl von Elementen wie Textfeldern, Checkboxen, Dropdown-Listen, Multiple-Choice-Fragen, Kalendereinträgen, Dateiuploads oder Tabellen, um Informationen präzise und sicher zu erfassen. Die erfassten Daten lassen sich als Indexwerte übernehmen und für Analysen oder die Auslösung von Workflows nutzen. Jedes eingereichte Formular wird als durchsuchbares PDF im Archiv abgelegt, wobei die hochgeladenen Dateianhänge im Originalformat ans PDF angehängt und ebenfalls volltextindiziert werden.

Funktionale Highlights für höchste Präzision und Effizienz

DocuWare Formulare bieten eine Vielzahl an Funktionen, die eine präzise und effiziente Datenerfassung ermöglichen. Hier sind die wichtigsten im Überblick:

• Wenn-Dann-Bedingungen: Verleihen Sie Ihren Formularen Intelligenz, indem Sie das Verhalten eines Feldes an die Eingaben anderer Felder koppeln – z. B. führt die Antwort „Ja“ zu anderen Feldern als die Antwort „Nein“.

• Automatische Vorbelegung von Feldern: Bestimmte Daten wie Name oder E-Mail-Adresse können beim Öffnen eines DocuWare Formulars bereits vorausgefüllt sein, was Fehler vermeidet und den Aufwand reduziert.

• Validierung von Eingaben: Definieren Sie Bedingungen, anhand derer das Formular fehlerhafte Eingaben erkennt und den Benutzer zur Korrektur auffordert.

• Gleichzeitiges Ausfüllen mehrerer Formulare: Übertragen Sie die im Formular erfassten Daten automatisch in beliebig viele andere Formulare.

• Datenmasken: Formatieren Sie Eingabefelder so, dass sie nur spezifische Datentypen wie Telefonnummern, IBANs oder E-Mail-Adressen akzeptieren.

• Nachträgliche Ergänzung im Workflow: Erstellen Sie Formularvorlagen als editierbares PDF und ergänzen Sie diese automatisch im Workflow.

Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmensalltag

Elektronische Formulare bieten vielseitige Einsatzmöglichkeiten, die administrative Prozesse in Bereichen wie Personalwesen, Vertrieb, Einkauf und Qualitätsmanagement effizient optimieren. Sie lassen sich flexibel einsetzen, um Anträge oder Bestellungen zu bearbeiten, und können über eine URL von überall – ob Laptop, Tablet oder Handy – aufgerufen, ausgefüllt und bei Bedarf unterschrieben werden. Hier einige konkrete Anwendungsbeispiele:

• Personalwesen:

  • Bewerbungsformulare: Bewerber:innen reichen ihre Unterlagen direkt online über ein DocuWare Formular ein, was den Bewerbungsprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt.

  • Abwesenheitsanträge: Mitarbeitende beantragen ihren Urlaub oder andere Abwesenheiten über ein Online-Formular, das automatisch den Genehmigungsprozess anstößt und den Urlaubsanspruch digital verwaltet.

  • Stammdatenpflege: Mitarbeitende aktualisieren ihre persönlichen Daten, Bankverbindungen und Steuerinformationen sicher und effizient über ein Online-Formular und können Änderungen problemlos übermitteln.

  • Personaldatenänderungen: Mitarbeitende können Änderungen ihrer Personaldaten schnell und unkompliziert über ein elektronisches Formular beantragen.

  • Onboarding-Prozesse: Die Aufgaben rund um die Einstellung neuer Mitarbeitender werden durch Onboarding-Formulare effizient organisiert, einschließlich der Bestellung von Arbeitsmitteln, der Arbeitsplatzgestaltung und der IT-Zugangseinrichtung.

• Vertrieb:

  • Bestellformulare: Kunden geben ihre Bestellungen online auf, die direkt in das DocuWare System integriert werden und so die Auftragsabwicklung beschleunigen.

  • Kundenanfragen: Kunden reichen ihre Anfragen oder Reklamationen über ein Formular ein, das sofort an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet und dokumentiert wird.

  • Übergabeformulare: Elektronische Formulare für Abnahmeprotokolle oder Empfangsbestätigungen im Außendienst ermöglichen eine sofortige Unterschrift und Dokumentation.

• Einkauf:

  • Bestellanforderungen: Mitarbeitende melden ihren Material- oder Dienstleistungsbedarf über ein Online-Formular, das automatisch zur Genehmigung an Vorgesetzte oder die Einkaufsabteilung weitergeleitet wird.

  • Lieferantenauswahl: Lieferanten reichen ihre Angebote und Informationen über ein Formular ein, das den Auswahlprozess strukturiert und dokumentiert.

• Qualitätsmanagement:

  • Audit-Formulare: Interne und externe Audits lassen sich durch standardisierte Online-Formulare strukturiert durchführen und dokumentieren, was Nachverfolgung und Analyse vereinfacht.

  • Kundenfeedback: Kunden geben über Online-Umfragen Feedback zu Produkten und Dienstleistungen, das direkt in das Qualitätsmanagement einfließt und zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt wird.

Integration in Drittsysteme für maximale Effizienz

Dank der nahtlosen Integration in Drittsysteme bietet DocuWare zahlreiche Möglichkeiten, die über elektronische Formulare erfassten Daten ohne manuelle Eingaben oder das Kopieren und Einfügen in mehreren Systemen verfügbar zu machen. DocuWare unterstützt verschiedene Integrationsmethoden wie Webhooks, Webservices und die Anbindung von iPaaS-Konnektoren. Diese Integration ermöglicht die automatische und Echtzeit-Übertragung der Daten in Ihre bestehenden Systeme, wodurch Fehlerquellen minimiert und die Effizienz weiter optimiert werden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit aktuell und konsistent in Ihren Geschäftsprozessen vorliegen.