Effektive Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS): Diese 6 Schritte sind entscheidend

So gelingt die erfolgreiche Implementierung eines DMS.

Die Verwahrung von Dokumenten in Akten hat eine lange Geschichte. Bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt, zuerst gebunden mit Aktenzwirn und später mit Ordner und Heftung im 20. Jahrhundert. Auch heute, über 500 Jahre später, sind Akten in vielen Unternehmen und Organisationen weit verbreitet. Im Laufe der letzten fünf Jahrhunderte hat sich die Dokumentenverwaltung stark weiterentwickelt, und moderne Technologien ermöglichen heute eine effiziente und verbesserte Verwaltung von Dokumenten durch den Einsatz eines DMS (Dokumenten-Management-Systems). Um die Einführung eines DMS erfolgreich zu gestalten, haben wir eine sechsstufige Checkliste entwickelt.

1. Einführung DMS: Analyse des Ist-Zustands

Der erste Schritt bei der Einführung eines DMS ist die Analyse des aktuellen Zustands des Unternehmens. Es ist entscheidend, herauszufinden, welche dokumentenbezogenen Prozesse ineffizient, fehleranfällig oder zeitaufwendig sind. Mit den richtigen Fragen und der Erhebung relevanter Kennzahlen können Unternehmen die Grundlage für die Festlegung des gewünschten Soll-Zustands schaffen.

Nutzung von Kennzahlen

Um den aktuellen Stand des Unternehmens zu verstehen und realistische Zielwerte festzulegen, ist es hilfreich, Kennzahlen zur Prozessqualität zu erheben. Diese Kennzahlen bieten einen ersten Überblick über Optimierungspotenziale im Bereich der Digitalisierung. Beispiele für solche Kennzahlen sind:

Zeitaufwand für das Erfassen, Einsortieren und Ergänzen eines Dokuments (in Minuten)
Zeitaufwand für das Ablegen eines Dokuments (in Minuten)
Zeitaufwand für das Durchsuchen einer Akte (in Minuten)
Anzahl der Suchvorgänge pro Tag
Anzahl der Reproduktionen/Kopien pro Tag
Zeitaufwand pro Reproduktion/Kopie (in Minuten)
Erstellte bzw. verarbeitete Belegseiten pro Monat
Größe des Archivs in Quadratmetern
Kosten für einen externen Anbieter zur Archivierungsübernahme

Durch die Erhebung dieser Kennzahlen entsteht ein erster Überblick über den Ist-Zustand, der als Basis für die Festlegung von Zielen dient. Die Zielwerte sollten idealerweise gemeinsam mit dem Softwareanbieter ermittelt werden.

2. Ziele für das DMS

Nachdem der erste Schritt der DMS-Einführung abgeschlossen ist, geht es darum, klare Ziele zu setzen. Die Festlegung dieser Ziele ist entscheidend, um den Erfolg der DMS-Implementierung zu messen und zu bewerten. Beginne mit allgemeinen Zielsetzungen, um einen ersten Überblick zu bekommen, und präzisiere diese anschließend anhand der zuvor gesammelten Kennzahlen. Je genauer du bei der Zielsetzung bist, desto leichter wird es, das Digital-Workplace-Konzept zu entwickeln und die passende Software zu finden. Dies vereinfacht auch die spätere Konfiguration von Workflows und die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen erheblich. Der Erfolg des DMS lässt sich letztlich daran messen, wie gut die zu Beginn definierten Ziele erreicht werden.

DMS-Ziele priorisieren

Die Einführung eines DMS umfasst in der Regel mehrere Ziele. Es ist wichtig, diesen Zielen eine Gewichtung zu verleihen und sie zu priorisieren. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Kategorien:

Should-Have-Ziele: Diese sind nicht zwingend erforderlich, tragen aber zum Erfolg des Projekts bei.
Must-Have-Ziele: Diese müssen erreicht werden, damit die DMS-Einführung als erfolgreich gilt.
Nice-to-Have-Ziele: Diese Ziele stellen zusätzliche Vorteile dar, die das Projekt bereichern, aber nicht unbedingt erforderlich sind.

3. Konzeptentwicklung für die DMS-Einführung

In dieser Phase geht es darum, deine digitale Transformation vorzubereiten. Du musst sicherstellen, dass du alles Notwendige an der Hand hast, um deine Ziele zu planen und ein umfassendes Konzept zu entwickeln, damit die Einführung des DMS so reibungslos wie möglich verläuft.

ECM-Konzept entwickeln
Enterprise Content Management (ECM) ist ein ganzheitliches Konzept, das verschiedene Softwarelösungen, Arbeitsprozesse und Informationen vereint, um Unternehmensdaten zu verwalten, zu archivieren und zu bearbeiten. Oft werden ECM und DMS als Synonyme verwendet, dabei ist DMS lediglich ein Teilbereich eines ECM-Systems.

Rechnungsverarbeitung
Ein wesentlicher Bestandteil des ECM ist die digitale Rechnungsverarbeitung. Dieser Prozess optimiert die Bearbeitung von Rechnungen und bündelt alle relevanten Schritte in einer Softwarelösung.

Posteingangsverarbeitung
Die digitale Posteingangsverarbeitung beschleunigt und optimiert den Fluss eingehender Dokumente innerhalb des Unternehmens. Sie automatisiert die Verteilung und Bearbeitung, reduziert Verzögerungen und verbessert die Ressourcenplanung.

Digitale Akten
Digitale Akten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente, unabhängig von Zeit und Ort. Sie erleichtern das Dokumentenmanagement, auch in komplexen Strukturen.

Vertragsmanagement
Das digitale Vertragsmanagement ist ein entscheidender Bestandteil des ECM. Es geht weit über die bloße Verwaltung von Verträgen hinaus und umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von der Anbahnung bis zur Ausführung.

Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift ergänzt das DMS, indem sie es ermöglicht, rechtsgültige Unterschriften auf digitalen Dokumenten mit nur einem Klick zu setzen. Dies unterstützt den Übergang zu einem papierlosen Büro.

Weitere ECM-Komponenten
Neben den genannten Komponenten gibt es viele weitere Softwarelösungen, die Schnittstellen zum Dokumentenmanagement im Rahmen eines ECM bieten.

Betriebsmodelle für das DMS
Es muss entschieden werden, ob das DMS in der Cloud, On-Premises oder in einer hybriden Variante betrieben werden soll. Dabei sollten Faktoren wie Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit berücksichtigt werden, um das passende Modell für die IT-Strategie des Unternehmens zu wählen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass genügend IT-Ressourcen für die Umsetzung, Verwaltung und Wartung des Systems zur Verfügung stehen. Falls dies nicht der Fall ist, kann ein Anbieter mit Managed Services unterstützend tätig werden. Eine SaaS-Lösung kann helfen, die Belastung zu verringern und eine schnellere Implementierung zu ermöglichen.

Digitale Akten & Aktenplan
Für die effiziente Organisation und Verwaltung deiner digitalen Akten und Daten ist ein Aktenplan unerlässlich. Dieser fungiert als zentrale Struktur im DMS und ermöglicht es, digitale Akten schnell zu finden und neue nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu erstellen. Weitere Details findest du in unserem Whitepaper.

4. Auswahl des richtigen DMS-Anbieters

Ein weiterer entscheidender Schritt bei der Einführung eines DMS ist die Auswahl des passenden Anbieters.

Ein herausragendes DMS sollte nicht nur grundlegende Funktionen erfüllen, sondern auch die nötige Flexibilität bieten, um sich in die spezifischen Arbeitsabläufe des Unternehmens einzufügen. Daher ist es wichtig, die Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten des Systems zu prüfen, um es optimal auf die jeweiligen Anforderungen in den verschiedenen Abteilungen auszurichten.

5. Projektrealisierung und Roll-out

Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann das Unternehmen in die Testphase der DMS-Einführung übergehen. Das Workflow-Management spielt dabei eine zentrale Rolle, da es die digitale Abbildung und Optimierung von Unternehmensprozessen ermöglicht – von digitalen Formularen bis hin zur Integration bestehender Datenbanken.

Testphase
Die Testphase ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung eines DMS. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen frühzeitig zu schulen und auf die neue Lösung vorzubereiten, um eine hohe Akzeptanz im Team zu fördern. Durch den Einsatz von Pilotumgebungen, vordefinierten Templates und Demonstrationsszenarien werden die Mitarbeiter:innen aktiv in den Prozess eingebunden.

Roll-out des DMS
Der Roll-out des DMS folgt nach der Testphase und ist ein kritischer Schritt in der Einführung. Es gilt, das DMS als zentrale Informationsdrehscheibe in der Organisation zu etablieren. Eine strukturierte Vorgehensweise und die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeiter:innen sind für den Erfolg unerlässlich. Während des Roll-outs sollten regelmäßige Feedback-Schleifen eingeplant werden, um Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren. Zudem sollten Schulungen und Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz weiterhin im Fokus stehen.

6. Übergang in den Regelbetrieb

Der letzte Schritt auf der Checkliste zur DMS-Einführung ist der Übergang in den Regelbetrieb. Dies ist ein kontinuierlicher Prozess, der Geduld und eine fortlaufende Weiterentwicklung der Projektmanagement-Kultur erfordert. Im Regelbetrieb ist es wichtig, stets ein offenes Ohr für die Mitarbeiter:innen zu haben und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Eine enge Kommunikation mit dem DMS-Anbieter ist entscheidend, um das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen. Es empfiehlt sich außerdem, unternehmensinterne Ansprechpartner:innen zu benennen, damit Mitarbeitende bei Bedarf Unterstützung erhalten und sich sicher fühlen.

Fazit

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist eine wesentliche Maßnahme, um die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Eine Checkliste für die DMS-Einführung ist äußerst nützlich, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte sorgfältig beachtet werden. Die Wahl des richtigen DMS-Anbieters sowie die Berücksichtigung relevanter Kriterien sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Mit einem maßgeschneiderten DMS können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöhen.