E-Rechnungspflicht 2025: So hilft Ihnen DocuWare bei der effizienten Umsetzung!

Der digitale Wandel verläuft zunehmend schneller und beeinflusst immer mehr Aspekte unseres Alltags. In diesem Zusammenhang trat zum 1. Januar 2025 in Deutschland die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Veränderung stellt nicht nur neue Anforderungen, sondern bietet auch erhebliche Chancen, betriebliche Abläufe zu optimieren.

Gesetzliche Anforderungen im Überblick

Ab Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2026 wird zudem der Versand elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen obligatorisch. Mit dieser Maßnahme verfolgt der Staat das Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben, die Effizienz in der Unternehmensverwaltung zu steigern und die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen.

Die Reform erfolgt in drei Phasen:

• Empfang und Verarbeitung: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in einem standardisierten Format empfangen und bearbeiten können.

• Erstellung und Versand: Ab 2026 müssen alle Rechnungen im standardisierten Format erstellt und elektronisch verschickt werden.

• Meldung: Ab 2028 müssen die Rechnungsdaten an die Steuerbehörden übermittelt werden.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung

Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass PDF-Rechnungen automatisch als E-Rechnungen gelten. Die gesetzliche Definition erfordert jedoch eine strukturierte elektronische Rechnung, die für eine maschinelle Verarbeitung geeignet ist.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Kostenersparnis: Durch automatisierte Prozesse können Unternehmen bis zu 80 % der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen, was zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt.

• Zugänglichkeit: E-Rechnungen sind einfach zu archivieren und können problemlos von verschiedenen Endgeräten abgerufen werden, was den Zugriff auf wichtige Dokumente erleichtert – ob im Büro oder mobil.

• Rechtliche Sicherheit: Die sichere Archivierung elektronischer Rechnungen hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und schützt gleichzeitig sensible Daten.

Wie DocuWare Ihr Unternehmen unterstützt

DocuWare erleichtert Unternehmen die Umsetzung der elektronischen Rechnungspflicht, indem es den gesamten Rechnungsworkflow automatisiert. Mit Technologien wie OCR und KI werden Rechnungen – unabhängig vom Format – schnell und präzise verarbeitet und nahtlos in Ihre Rechnungssysteme integriert. Das spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial erheblich. Zusätzlich bietet DocuWare eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung, die eine schnelle und einfache Abrufbarkeit der Rechnungen gewährleistet – ideal für Prüfungen oder Audits. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern optimieren gleichzeitig Ihre internen Geschäftsprozesse.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt nicht nur eine gesetzliche Vorgabe dar, sondern bietet auch die Chance, Geschäftsprozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Planen Sie noch heute Ihre Umstellung, um den Übergang reibungslos zu gestalten und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.