Die E-Rechnung verändert das Verhältnis zwischen Mandant und Steuerberater. Wo bisher Papier oder PDF gescannt, gesichtet und manuell erfasst wurde, liegen die Rechnungsdaten künftig strukturiert vor – ab dem Moment, in dem die Rechnung das System des Mandanten erreicht. Das spart Erfassungsaufwand und beschleunigt die Buchführung. Es setzt aber voraus, dass die Übergabe an die Kanzlei sauber funktioniert. Dieser Beitrag zeigt, welche Wege DATEV bereitstellt, was Steuerberater von einer E-Rechnung erwarten und wie die typischen Stolperfallen vermieden werden – sowohl für Mandanten als auch für Kanzleien.
Warum DATEV der Standard für die Übergabe ist
DATEV ist die mit Abstand verbreitetste Buchhaltungs- und Kanzleisoftware in Deutschland. Über vierzigtausend Kanzleien arbeiten mit DATEV – viele Mandanten geraten allein deshalb in das DATEV-Umfeld, weil ihre Steuerberater dort arbeiten. Mit der E-Rechnung wird diese Marktstellung nicht kleiner: DATEV hat seine Plattform „DATEV Unternehmen online“ (DUO) und die zugehörigen Schnittstellen frühzeitig auf XRechnung und ZUGFeRD ausgerichtet.
Für die Praxis bedeutet das: Wenn Sie als Unternehmer einen Steuerberater haben, läuft die Übergabe Ihrer E-Rechnungen in den meisten Fällen über DATEV. Die Frage ist nicht ob, sondern auf welchem Weg – und genau hier unterscheiden sich die Anforderungen je nach Mandantengröße und vorhandener Systemlandschaft erheblich.
Die drei Übergabewege im Überblick
DATEV bietet im Wesentlichen drei Wege, um E-Rechnungen an die Kanzlei zu übermitteln. Die folgende Übersicht ordnet sie nach Unternehmensgröße und Reifegrad der eigenen Systeme:
Übergabeweg | Für wen geeignet | Was übergeben wird |
|---|---|---|
DATEV Unternehmen online (DUO) | Kleine und mittlere Mandanten ohne eigenes DMS. | Belegbild und strukturierte Rechnungsdaten in einer Plattform; Buchungsvorschlag durch den Steuerberater. |
DATEV-Belegtransfer | Mandanten, die Belege gebündelt übergeben. | Belege (PDF/Original) mit Indexdaten; Buchung beim Steuerberater. |
DATEVconnect online / DMS-Schnittstelle | Mandanten mit eigenem DMS und automatisiertem Workflow. | Belegbild, strukturierter XML-Datensatz, Kontierung und Workflow-Status werden via API in DUO übergeben. |
DATEV Unternehmen online (DUO)
DUO ist die zentrale Cloud-Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Belege – darunter auch E-Rechnungen – werden hochgeladen, indexiert und stehen der Kanzlei direkt für die Buchung zur Verfügung. Bei XRechnung und ZUGFeRD übernimmt DUO den strukturierten Datensatz und schlägt Kontierungen vor. Für Mandanten ohne eigenes DMS ist DUO der pragmatischste Weg.
DATEV-Belegtransfer
Der DATEV-Belegtransfer ist die klassische Methode, Belege gebündelt vom Mandanten zur Kanzlei zu übertragen. Sie funktioniert auch für E-Rechnungen, ist aber eher für volumenarme Mandate sinnvoll, in denen die Buchung vollständig beim Steuerberater liegt. Für automatisierte Workflows ist sie zu manuell.
DATEVconnect online und DMS-Schnittstellen
Für Mandanten mit eigenem Dokumentenmanagement-System (etwa DocuWare im Verbund mit RIDX) ist die direkte Schnittstelle die effizienteste Variante. Über DATEVconnect online werden Belegbild, strukturierter Datensatz, Kontierungsvorschlag und Workflow-Status in DUO übergeben. Die Kanzlei sieht nicht nur die Rechnung, sondern auch den freigegebenen Status, die Kostenstelle und gegebenenfalls eine bereits vorbereitete Buchung. Manuelle Doppelerfassung entfällt.
Was der Steuerberater von einer E-Rechnung erwartet
Damit die Übergabe nicht im Detail scheitert, lohnt der Blick aus der Kanzlei-Perspektive. Fünf Anforderungen tauchen in der Praxis immer wieder auf:
- Originalformat statt Ableitung: Eine XRechnung wird als XML erwartet, eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. PDF-Ausdrucke oder reine Visualisierungen reichen für GoBD-konforme Verarbeitung nicht aus.
- Belegbild und strukturierte Daten gemeinsam: Wenn nur das PDF oder nur der XML-Datensatz ankommt, entstehen Rückfragen. Beides gehört zusammen – idealerweise mit Verknüpfung von Belegbild und Buchungsdaten.
- Konsistenz zwischen Sichtbild und Datensatz: Bei ZUGFeRD gilt der XML-Datensatz als rechtlich maßgeblich. Abweichungen zwischen PDF und XML führen zu Nachfragen und im Zweifel zu Korrekturbuchungen.
- Vollständigkeit und Zeitgerechtigkeit: Die laufende Buchführung ist zeitlich gebunden. Belege sollten zeitnah übergeben werden – idealerweise wöchentlich, nicht im Monatsstapel kurz vor dem Stichtag.
- Verfahrensdokumentation beim Mandanten: Wenn der Mandant E-Rechnungen elektronisch empfängt und vorverarbeitet, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Die Kanzlei verlangt sie spätestens bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung.
Drei Praxismodelle: Wer macht was?
Wer welchen Schritt im Workflow übernimmt, hängt von der Größe des Mandanten und der vorhandenen Systemlandschaft ab. Drei Modelle bilden die häufigsten Konstellationen ab:
Modell A: DUO als zentrale Plattform
Der Mandant lädt eingehende E-Rechnungen direkt in DUO hoch oder leitet sie per E-Mail in die DUO-Posteingangsadresse. Die Kanzlei sieht die Rechnungen in DUO, prüft, kontiert und bucht. Geeignet für Mandanten bis etwa 50 Eingangsrechnungen pro Monat ohne eigenes DMS. Vorteil: schlanke Infrastruktur. Nachteil: Der Mandant hat im eigenen System keinen Workflow für Freigabe und Archivierung – das muss separat geregelt werden.
Modell B: DMS beim Mandanten, Schnittstelle zu DATEV
Der Mandant empfängt E-Rechnungen in seinem DMS (etwa DocuWare im Verbund mit RIDX), durchläuft den Freigabe-Workflow und übergibt Belegbild plus strukturierte Daten via DATEVconnect an DUO. Die Kanzlei sieht in DUO den fertigen Beleg mit Kontierungsvorschlag und bucht ihn weiter. Geeignet für mittelständische Mandanten ab etwa 50 Eingangsrechnungen pro Monat. Vorteil: voller Workflow beim Mandanten, GoBD-konforme Archivierung im DMS, keine Doppelerfassung. Nachteil: höherer Einrichtungsaufwand und laufende Abstimmung zur Schnittstelle.
Modell C: Vollintegrierte DATEV-Welt
Der Mandant nutzt DATEV-Module wie das Belegmanagement oder DATEV Smart Transfer und arbeitet zusammen mit der Kanzlei in derselben Infrastruktur. Geeignet für Mandanten, die ohnehin tiefer in der DATEV-Welt verankert sind, etwa über DATEV-Lohn und DATEV-Mittelstand Faktura. Vorteil: keine Drittschnittstellen, alles aus einer Hand. Nachteil: weniger Flexibilität bei der Auswahl alternativer Workflow- oder Archivlösungen, etwa wenn das DMS auch andere Dokumenttypen (Verträge, Personalakten) abbilden soll.
Typische Stolperfallen – und wie sie sich vermeiden lassen
Aus der Beratungspraxis lassen sich vier wiederkehrende Probleme identifizieren, die die Übergabe Mandant-Kanzlei häufig ausbremsen:
Format-Wirrwarr durch gemischten Posteingang
Solange Papier-, PDF- und E-Rechnungen parallel ankommen, entsteht Erfassungsaufwand auf beiden Seiten. Die Lösung liegt nicht in einem Verbot von Papier, sondern in einem einheitlichen Einlauf: ein dediziertes Posteingangs-Postfach, ein DMS oder eine Plattform wie DUO, die alle Eingangskanäle vereint.
Doppelerfassung durch unklare Schnittstelle
Wenn der Mandant eine Rechnung im DMS bereits kontiert und der Steuerberater die Buchung erneut aus dem PDF erzeugt, geht der Effizienzvorteil verloren. Die Schnittstellen-Definition vor Go-live entscheidet darüber, wer welche Daten erzeugt und wer welche übernimmt.
Verzögerte Übergabe und Skontoverlust
Wenn Mandantenbelege erst zum Monatsende übergeben werden, fallen Skontofristen regelmäßig durch. Bei mittleren Volumina spielen drei Prozent Skonto pro Rechnung schnell mehr Geld ein, als die Schnittstelle kostet. Wöchentliche Übergaben mit automatisierter Schnittstelle adressieren das.
Fehlende Verfahrensdokumentation
Bei der Betriebsprüfung fragt der Prüfer nach der Verfahrensdokumentation des Mandanten – der Steuerberater liefert die der Kanzlei, nicht die des Unternehmens. Die Erstellung der eigenen Dokumentation gehört in die Aufgabenliste des Mandanten, idealerweise mit Unterstützung durch ein Muster oder einen Dienstleister.
Was Mandant und Steuerberater jetzt klären sollten
Wer die Übergabe sauber aufsetzen will, klärt vor dem Go-live des E-Rechnungs-Workflows vier Punkte mit der Kanzlei:
- Welcher Übergabeweg passt zum Mandanten (DUO, Belegtransfer, DATEVconnect)?
- Welche Daten übergibt der Mandant strukturiert, welche bleiben beim Steuerberater zu erfassen?
- In welcher Frequenz erfolgt die Übergabe – täglich, wöchentlich, monatlich?
- Wer aktualisiert die Verfahrensdokumentation des Mandanten, und wer prüft sie?
Wenn ein DMS beim Mandanten eingesetzt wird (etwa im Verbund DocuWare und RIDX), ist die DATEV-Schnittstelle Bestandteil der Lösungsarchitektur. Mehr dazu unter Digitales Rechnungsmanagement IDX. Das System spielt Belegbild und strukturierte Daten über DATEVconnect online in DUO ein – die Kanzlei bekommt den fertig vorbereiteten Beleg, der Mandant behält die volle Archiv- und Workflow-Hoheit in seinem DMS.
Fazit
Die DATEV-Schnittstelle ist kein technisches Detail, sondern der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die E-Rechnung im Mandantenbetrieb wirklich Aufwand spart oder nur die Erfassung verlagert. Wer den passenden Übergabeweg wählt, die Erwartungshaltung des Steuerberaters kennt und die Schnittstellen-Verantwortlichkeiten vorab klärt, baut einen Workflow, der über Jahre trägt.
Für Mandanten ohne eigenes DMS bietet DUO eine pragmatische Lösung, mit der die Mehrzahl der Anforderungen abgedeckt ist. Für mittelständische Mandanten mit eigenem DMS ist die direkte Schnittstelle via DATEVconnect online der effizienteste Weg. Beide Modelle haben ihre Berechtigung – entscheidend ist die saubere Abstimmung mit der Kanzlei.
Sprechen Sie unser Team an – kostenlose Erstberatung.
Wir besprechen mit Ihnen – idealerweise gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung – den passenden DATEV-Übergabeweg, klären offene Schnittstellenfragen und zeigen, wie sich der Workflow zwischen Ihrem DMS und der Kanzlei reibungsarm aufsetzen lässt.
DATEV unterstützt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den E-Rechnungs-konformen Profilen. DATEV Unternehmen online liest den strukturierten XML-Datensatz aus und übernimmt Kontierungsvorschläge automatisch. Andere EN-16931-konforme Formate sind über Konvertierung möglich, in der Praxis aber im deutschen Mittelstand seltener relevant.
Wenn Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeitet: ja, in der Regel schon. DUO ist die Plattform, über die Belege und Buchungsdaten zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden. Über die Schnittstelle DATEVconnect online lässt sich Ihr eigenes DMS aber so anbinden, dass Belege und Daten automatisch in DUO landen, ohne manuelle Doppelarbeit.
Über DATEVconnect online werden Belegbild und strukturierter Datensatz an DUO übergeben – entweder direkt aus DocuWare heraus oder über RIDX als angebundene Komponente. Die Übergabe kann automatisch nach Workflow-Freigabe ausgelöst werden; der Mandant muss nichts manuell exportieren oder hochladen.
Die Kostenstruktur hängt von der Konstellation ab. DUO selbst wird in der Regel über die Steuerberatung bezogen und nach Modulen und Belegvolumen abgerechnet. Eine direkte Schnittstelle aus dem DMS verursacht zusätzlich einen Einrichtungsaufwand für die Integration und gegebenenfalls laufende Lizenzgebühren. Konkrete Beträge sollten mit DATEV und dem DMS-Anbieter geklärt werden.
Sie werden über OCR oder IDP in den gleichen Workflow eingespeist und in DUO übergeben – als digitalisiertes Belegbild mit erkannten Indexdaten. Der Steuerberater erhält denselben strukturierten Datenfluss wie bei einer echten E-Rechnung, allerdings mit niedrigerer Datenqualität, die in der Kanzlei nachkontrolliert wird.
Ja. DUO bildet den gesamten Belegstatus ab – von der Übergabe über die Bearbeitung in der Kanzlei bis zur fertigen Buchung. Auch Buchungsstapel und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind je nach Mandantsetup einsehbar. Die Transparenz ist einer der Hauptvorteile gegenüber dem klassischen Belegtransfer.
Grundsätzlich der Mandant. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft das Unternehmen selbst. Die Kanzlei darf zwar in DUO und ihren Systemen Belege vorhalten, ersetzt damit aber nicht das eigene revisionssichere Archiv beim Mandanten. Ein DMS wie DocuWare übernimmt diese Aufgabe.
Die Kanzlei erwartet vom Mandanten eine eigene Verfahrensdokumentation, die den E-Rechnungs-Workflow beschreibt: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung, Schnittstellen. Bei der Betriebsprüfung muss der Mandant diese Dokumentation vorlegen, nicht die Kanzlei.
Ja. DATEVconnect online erlaubt mehrere Mandantenverbindungen. Auch ein Wechsel des Steuerberaters innerhalb der DATEV-Welt ist technisch unproblematisch – die Belegdaten bleiben im DMS des Mandanten, lediglich die Zugriffsfreigabe für die Kanzlei wird geändert.
Idealerweise zeitnah, im Bestfall wöchentlich. Eine spätere Übergabe verhindert nicht nur eine zeitnahe Buchung, sondern kostet auch Skontofristen und erhöht den Rückfragebedarf. Bei automatisierten Schnittstellen läuft die Übergabe ohnehin laufend im Hintergrund – ohne dass der Mandant aktiv etwas tun muss.
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