E‑Rechnung wird Pflicht: Das BMF setzt die Fristen – jetzt umstellen

BMF-Schreiben schafft endgültige Klarheit

Lange war offen, wie genau die elektronische Rechnung im Inland zu handhaben ist. Mit der Verankerung der Vorgaben im Umsatzsteuer‑Anwendungserlass (UStAE) liegen die Spielregeln nun fest. Das aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums beendet die Detailfragen, die seit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes diskutiert wurden – von der zulässigen Formatfamilie über den Versandzeitpunkt bis zu den Übermittlungswegen.

Bereits seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Wer diesen Schritt nur halbherzig vorbereitet hat, sollte die verbleibende Zeit nutzen – denn die nächsten Stufen der Pflicht sind nicht mehr verhandelbar.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Die wichtigste Botschaft vorweg: Ein per E‑Mail verschicktes PDF ist keine E‑Rechnung mehr. Eine rechtskonforme elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert: die XRechnung als reines XML‑Format – vor allem im B2G‑Verkehr verbreitet – und ZUGFeRD als hybrides Format, das eine PDF‑Sichtdatei mit eingebetteten XML‑Daten kombiniert. Beide ermöglichen die vollautomatische Verarbeitung in modernen Buchhaltungssystemen, ohne dass Belege manuell abgetippt oder per OCR erfasst werden müssen. Bilddateien, gescannte Belege oder unstrukturierte PDFs erfüllen die Anforderungen nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Versandpflicht gestaffelt, um insbesondere kleineren Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben. Das Zeitfenster wird jedoch häufig unterschätzt:

Für Umsätze aus 2025 und 2026: Dürfen Papier‑ oder PDF‑Rechnungen mit Einverständnis des Empfängers weiterhin verschickt werden.

Für Unternehmen unter 800.000 Euro Jahresumsatz: Verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

Für alle anderen Unternehmen: Schluss mit der alten Praxis am 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2028: Die normgerechte E‑Rechnung ist für nahezu alle Inlandsgeschäfte zwischen Unternehmen verpflichtend.

Diese Fristen klingen nach Luft, doch wer Prozesse, Software und Schnittstellen in der Buchhaltung verlässlich umstellen will, sollte das Projekt mit ausreichend Vorlauf angehen – inklusive Tests mit den wichtigsten Lieferanten und Kunden.

Welche Risiken bei Versäumnissen drohen

Wer die Vorgaben nach Ablauf der Übergangsfristen nicht erfüllt, riskiert konkrete finanzielle Nachteile. Eine Rechnung, die nicht den Formatvorgaben entspricht, gilt umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Die unmittelbare Folge: Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht ziehen – das belastet die Liquidität und führt schnell zu Reklamationen aufseiten der Kunden.

Hinzu kommt der Aufwand für Korrekturen und Nachweise. Eine spätere Berichtigung ist zwar in engen Grenzen möglich, bindet aber Ressourcen in der Buchhaltung und kann in Betriebsprüfungen zu Rückfragen führen. Wer die Umstellung nicht nur formal, sondern revisionssicher umsetzt, schafft hier Sicherheit – etwa mit einer sauberen Verfahrensdokumentation und einem GoBD‑konformen Archiv.

Die größere Linie: Vorbereitung auf ViDA

Die deutsche E‑Rechnung‑Pflicht ist kein nationaler Sonderweg. Sie ist die technische Vorstufe zu „VAT in the Digital Age“ (ViDA), einem EU‑weiten Vorhaben für ein digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer. Die Daten sollen künftig nahezu in Echtzeit aus den strukturierten Rechnungen an die Finanzverwaltungen fließen, um Mehrwertsteuerbetrug effektiver einzudämmen.

Der französische Weg zeigt, wohin die Reise geht: Auch in Frankreich entwickelt sich der elektronische Rechnungsaustausch zu einem zentralen Baustein der digitalen Verwaltung. Wer heute in strukturierte Formate investiert, erspart sich morgen den nächsten Umstellungsstress – und schafft die Grundlage für Auswertungen, Workflows und KI‑gestützte Belegverarbeitung.