Trotz der fortschreitenden Digitalisierung erhalten Unternehmen nach wie vor eine große Menge an Papierpost, wie Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Kundenanfragen. Mit DocuWare IDP können Sie diese Dokumente automatisch klassifizieren und auslesen. Basierend auf den Ergebnissen werden dann geeignete Workflows eingeleitet und die Dokumente den zuständigen Kolleginnen und Kollegen zugewiesen.
Die manuelle Arbeit beschränkt sich somit lediglich auf das Öffnen der Briefumschläge. Anschließend folgen die nächsten Schritte.
Schritt 1: Papierpost scannen und Dokumente trennen
Legen Sie einfach alle eingehenden Dokumente auf einen Stapel und scannen Sie diesen. DocuWare IDP trennt den Stapel zuverlässig in die einzelnen Dokumente mithilfe der „Splitting“-Funktion.
Alternativ können Sie wie gewohnt Trennblätter oder Barcode-Aufkleber nutzen, um die Dokumente innerhalb eines Stapelscans nach der Digitalisierung zu separieren.
Schritt 2: Dokumente klassifizieren
DocuWare IDP ordnet die Dokumente automatisch den entsprechenden Dokumentenklassen zu, basierend auf deren Inhalt, Eigenschaften oder Merkmalen. Sie können dabei auf vordefinierte Dokumentenklassen zurückgreifen oder individuelle, speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmte Klassifizierungen erstellen. Neue Klassifizierungsmodelle sind schnell und einfach erstellt.
Schritt 3: Dokumentinhalte extrahieren
Sobald die Dokumentklassen erkannt sind, extrahiert DocuWare IDP die relevanten Informationen aus den jeweiligen Dokumenten. Bei Verträgen werden beispielsweise der Vertragspartner, die Laufzeit und die Kündigungsfrist ausgelesen, während bei Rechnungen Rechnungspositionen, Beträge und Zahlungsziele erfasst werden.
Die „Extraction“-Funktion sorgt auch in schwierigen Fällen für exzellente Ergebnisse, bei denen einfache OCR oder Intelligent Indexing an ihre Grenzen stoßen – etwa bei:
Verschmutzten oder verknitterten Dokumenten
Komplexen Tabelleninhalten, z.B. Rechnungspositionen
Unterschiedlich strukturierten Dokumenten, wie z.B. Verträgen
Handgeschriebenen Inhalten, wie bei Papierformularen
Schritt 4: Passenden Prozess für Dokumente auslösen
Basierend auf dem Dokumenttyp und den extrahierten Inhalten – die als Indexwerte an DocuWare übergeben werden – wird für jedes Dokument der passende Prozess ausgelöst. Rechnungen gelangen direkt in die Buchhaltung und der Freigabeworkflow wird gestartet, Verträge werden an die zuständige Fachabteilung sowie die Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet. Einfache Post wird den Adressaten in einer Posteingangsliste in DocuWare angezeigt.
Ähnlicher Prozess für Post per E-Mail
Auch Post, die elektronisch über eine allgemeine info@…-Adresse ins Unternehmen kommt, wird von DocuWare IDP automatisiert verarbeitet. Anstelle des Scannens in Schritt 1 wird das entsprechende Postfach überwacht und alle E-Mails samt Anhängen automatisch in DocuWare importiert. Die Schritte 2 bis 4 verlaufen genauso wie im oben beschriebenen Prozess.
Lizenzierung für DocuWare IDP
DocuWare IDP kann sowohl in Kombination mit DocuWare Cloud, DocuWare als On-Premises-System als auch unabhängig von einem DocuWare-System eingesetzt werden. Es stehen verschiedene IDP-Pakete zur Verfügung, die auf die spezifischen Anforderungen an IDP-Funktionen abgestimmt sind.
Um die IDP-Funktionen in Ihrem DocuWare-System zu nutzen, benötigen Sie zusätzlich den DocuWare Workflow Manager (der bei DocuWare Cloud bereits inklusive ist) oder DocuWare storageRobot. Die „Splitting“-Funktion ist derzeit nur in Kombination mit DocuWare storageRobot verfügbar.
Ihr DocuWare-Vertriebspartner steht Ihnen gerne für eine individuelle Beratung zu Ihrem spezifischen Bedarf zur Verfügung.
