Automatisieren Sie Ihren Posteingang mit DocuWare IDP

Auch in Zeiten der Digitalisierung erhalten Unternehmen nach wie vor zahlreiche Papierdokumente wie Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Kundenanfragen. Mit DocuWare IDP können Sie diese Dokumente automatisch klassifizieren und auslesen. Basierend auf den Ergebnissen werden passende Workflows angestoßen und die Dokumente den zuständigen Kolleginnen und Kollegen zugewiesen.

Die manuelle Arbeit beschränkt sich somit lediglich auf das Öffnen der Briefumschläge. Hier sind die nächsten Schritte.

Schritt 1: Papierpost Scannen und Dokumente Trennen

Legen Sie einfach die gesamte Post auf einen Stapel und scannen Sie diesen ein. DocuWare IDP trennt den Stapel sicher in einzelne Dokumente mithilfe der „Splitting“-Funktion.
Alternativ können Sie weiterhin Trennblätter oder Barcode-Aufkleber verwenden, um die Dokumente nach dem Scannen innerhalb eines Stapels zu trennen, genau wie Sie es ohne IDP gewohnt sind.

Schritt 2: Dokumente Klassifizieren

DocuWare IDP ordnet die Dokumente automatisch den passenden Dokumentenklassen zu, basierend auf ihrem Inhalt, ihren Eigenschaften oder Merkmalen. Sie können dafür entweder vordefinierte Dokumentenklassen nutzen oder individuell an Ihren Bedarf angepasste Klassifizierungen erstellen. Neue Klassifizierungsmodelle lassen sich schnell und einfach erstellen.

Schritt 3: Dokumentinhalte Extrahieren

Basierend auf den erkannten Dokumentklassen extrahiert DocuWare IDP automatisch die relevanten Informationen aus den Dokumenten. Bei Verträgen werden beispielsweise Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist erfasst, bei Rechnungen werden Rechnungspositionen, Beträge und das Zahlungsziel ausgelesen.
Die „Extraction“-Funktion liefert auch in komplexen Fällen hervorragende Ergebnisse, in denen einfache OCR oder Intelligent Indexing an ihre Grenzen stoßen. Dazu gehören etwa:

• Verschmutzte oder zerknitterte Dokumente

• Inhalte aus komplexen Tabellen, wie z.B. Rechnungspositionen

• Inhalte aus unterschiedlich strukturierten Dokumenten, wie Verträge

• Handgeschriebene Inhalte, z.B. auf Papierformularen

Schritt 4: Passenden Prozess für das Dokument Auslösen

Basierend auf dem Dokumenttyp und den extrahierten Inhalten – alle Daten werden als Indexwerte an DocuWare übergeben – wird für jedes Dokument der entsprechende Prozess gestartet. Rechnungen gehen direkt an die Buchhaltung, und der Freigabeworkflow wird initiiert, Verträge werden an die zuständige Fachabteilung sowie die Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet. Einfache Post erscheint in der Posteingangsliste in DocuWare und wird dem entsprechenden Adressaten zugewiesen.

Ein ähnlicher Prozess für E-Mail-Post

DocuWare IDP automatisiert auch alle Post, die elektronisch über eine allgemeine info@…-Adresse ins Unternehmen gelangt. Anstelle des Scannens in Schritt 1 wird das Postfach überwacht und alle E-Mails mit ihren Anhängen werden automatisch in DocuWare importiert. Die Schritte 2 bis 4 bleiben unverändert und folgen dem gleichen Prozess wie bei der Papierpost.

Lizenzierung für DocuWare IDP

DocuWare IDP lässt sich sowohl in Kombination mit DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-System als auch ohne DocuWare System nutzen. Es stehen verschiedene IDP-Pakete zur Verfügung, die den unterschiedlichen Anforderungen an IDP-Funktionen gerecht werden.

Um die IDP-Funktionen in Ihrem DocuWare System zu nutzen, benötigen Sie zusätzlich den DocuWare Workflow Manager (der bei DocuWare Cloud bereits enthalten ist) oder den DocuWare storageRobot. Die Splitting-Funktion ist momentan ausschließlich in Verbindung mit DocuWare storageRobot verfügbar.

Ihr DocuWare Vertriebspartner steht Ihnen gerne für eine individuelle Beratung bezüglich Ihres spezifischen Bedarfs zur Verfügung.