Eine Anmerkung vorab zur Begriffsklärung: Ein BMF-Schreiben mit dem Titel „GoBD 2026“ existiert nicht. Der Begriff wird umgangssprachlich für den aktuellen Stand der GoBD verwendet, der durch die Aktualisierung vom 14. Juli 2025 zuletzt angepasst wurde. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Änderungen der letzten beiden Jahre ein, zeigt, wo sich die Prüfungspraxis verschoben hat – von E-Rechnung über Cloud-Buchhaltung bis zu Scan-Prozessen und E-Mail-Archivierung – und liefert am Ende eine Checkliste, mit der mittelständische Unternehmen ihren eigenen Stand strukturiert prüfen können.
Was die GoBD verlangen – und wer sie betreffen
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Sie sind formal kein Gesetz, in der Prüfungspraxis aber bindend, weil sie die Auslegung der Abgabenordnung durch die Finanzverwaltung beschreiben. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das durch nachfolgende Schreiben – zuletzt am 14. Juli 2025 – angepasst und ergänzt wurde.
Die GoBD verpflichten jedes Unternehmen, das buchungs- und aufzeichnungspflichtige Vorgänge elektronisch verarbeitet – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Sechs Grundsätze stehen im Zentrum: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Diese Prinzipien sind seit Jahren stabil. Was sich verändert, ist die Auslegung dieser Prinzipien für neue technische Sachverhalte: E-Rechnungen, Cloud-Speicherung, mobile Belegerfassung, KI-gestützte Verarbeitung.
Wesentliche Aktualisierungen 2025: Was sich konkret geändert hat
Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 ist die jüngste Schärfung der GoBD-Auslegung und enthält fünf Themenbereiche, die in der Prüfungspraxis 2026 besonders relevant sind:
- Klarstellungen zur E-Rechnung
Die GoBD-Aktualisierung wurde zeitlich abgestimmt mit den BMF-Schreiben zur E-Rechnung (Oktober 2024 und Oktober 2025). Festgeschrieben wurde: E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat zu archivieren – XML bei XRechnung, PDF/A-3 bei ZUGFeRD. Eine Ableitung in andere Formate ersetzt das Original nicht. Diese Klarstellung beendet die Diskussion, ob ein ausgedrucktes PDF einer E-Rechnung ausreiche.
- Cloud-basierte Buchhaltung und Datenverarbeitung
Die GoBD lassen Cloud-Lösungen grundsätzlich zu, verlangen aber klare Verträge und Verantwortlichkeiten. Die Aktualisierung präzisiert: Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss die Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung absichern, der Rechenzentrumsstandort ist zu dokumentieren, und das Unternehmen bleibt für die Einhaltung der GoBD verantwortlich – auch wenn der Anbieter die Daten technisch betreibt.
- KI- und IDP-gestützte Verarbeitung
Mit der zunehmenden Verbreitung automatisierter Belegerkennung hat die Aktualisierung klargestellt: Die Validierung bleibt Aufgabe des Unternehmens. Eine KI- oder IDP-Komponente kann Pflichtfelder erkennen und vorschlagen, die abschließende Verantwortung für die Richtigkeit liegt aber bei der Buchführung. Workflows mit niedrigen Konfidenzwerten brauchen eine manuelle Prüfungsstufe.
- Mobile Belegerfassung und Reisekosten
Smartphone-basierte Belegfotos und mobile Eingabe von Reisekosten sind heute Standard. Die Aktualisierung präzisiert die Anforderungen: Eine GoBD-konforme mobile Erfassung muss Belegintegrität sicherstellen – hochaufgelöste Aufnahme, sichere Übertragung, unveränderbare Speicherung. Apps, die ein Foto nur in der Galerie ablegen, genügen nicht.
- E-Mail-Archivierung als eigenständiges Pflichtthema
Lange als Randthema behandelt, ist die E-Mail-Archivierung mit der Aktualisierung deutlich aufgewertet worden. Geschäftsrelevante E-Mails (Aufträge, Bestätigungen, Verträge, Angebote) sind aufbewahrungspflichtig und müssen revisionssicher archiviert werden – ein Outlook-Posteingang oder ein PST-Backup genügt nicht.
GoBD im Querschnitt: E-Rechnung, DMS und Cloud
Die Aktualisierung markiert eine Verschiebung: Wo früher die klassische Buchhaltung im Fokus stand, betreffen die GoBD heute den gesamten digitalen Beleg- und Aufzeichnungsfluss. Drei Bereiche sind besonders eng verzahnt:
- E-Rechnung: Empfangspflicht seit Januar 2025, Ausstellungspflicht ab 2027/2028. Die GoBD verlangen Originalformat-Archivierung, strukturierte Verarbeitung und vollständige Verfahrensdokumentation – alle drei Punkte sind eng mit dem DMS verbunden.
- DMS und revisionssichere Archivierung: Ein System wie DocuWare bildet die Unveränderbarkeit, den Audit-Trail und die zehnjährige Aufbewahrung systemseitig ab. Wer kein DMS einsetzt, muss diese Funktionen anderweitig nachweisen – in der Praxis selten überzeugend.
- Cloud-Lösungen: Egal ob DATEV Unternehmen online, DocuWare Cloud oder ein anderes Cloud-Buchführungs- oder Archivierungssystem: Die GoBD-Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Vertragliche Klarheit, Standortdokumentation und Datenzugriffsregelungen sind Pflicht.
Die drei Bereiche lassen sich nicht isoliert betrachten. Wer E-Rechnungen einführt, ohne die Archivierung und die Verfahrensdokumentation mitzudenken, schafft eine GoBD-Lücke. Wer eine Cloud-Buchhaltung nutzt, ohne den Auftragsverarbeitungsvertrag zu prüfen, ebenfalls. Die Aktualisierung 2025 macht deutlich, dass die Finanzverwaltung diese Querschnittsperspektive bei Betriebsprüfungen einnimmt.
Oft übersehene Bereiche: Scan-Prozesse und E-Mail-Archivierung
Zwei Anwendungsfelder bekommen in der Aufmerksamkeit weniger Raum, als sie verdienen – obwohl beide in jeder Betriebsprüfung auftauchen können:
Scan-Prozesse und ersetzendes Scannen
Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichtet, betreibt „ersetzendes Scannen“. Die GoBD lassen das ausdrücklich zu, verlangen aber eine dokumentierte Vorgehensweise: Welche Belege werden gescannt? In welcher Auflösung? Wie wird Bildqualität geprüft? Wer hat welche Rolle im Prozess? Wie erfolgt die Vernichtung der Originale? Eine Verfahrensdokumentation zum Scan-Prozess (in der Praxis als eigenständiges Dokument oder als Teil der Gesamt-Verfahrensdokumentation) ist Pflicht. Ohne sie gilt der gescannte Beleg nicht als ordnungsmäßig erfasst.
E-Mail-Archivierung als eigenständiges Pflichtthema
Jede geschäftsrelevante E-Mail – eingehend wie ausgehend – unterliegt den allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Konkret zählen dazu Auftragsbestätigungen, Vertragsabschlüsse, Korrespondenz zu Lieferungen und Leistungen, Mahnungen, alle E-Mails mit Anhängen, die einen handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevanten Vorgang dokumentieren. Eine reine Speicherung im Outlook-Posteingang genügt nicht – Mails lassen sich verändern, löschen, verschieben. Erforderlich ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung, die Mails unveränderbar speichert und über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist auswertbar hält. In der Praxis ist dies einer der Bereiche, in dem mittelständische Unternehmen am häufigsten Lücken zeigen.
Checkliste: Was ein KMU heute prüfen sollte
Die folgende Checkliste bündelt die wichtigsten Prüfpunkte zum aktuellen GoBD-Stand. Sie ist als Selbsteinschätzung gedacht, idealerweise gemeinsam mit Buchhaltungsleitung, IT-Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten durchgegangen:
Bereich | Prüffrage | Status |
|---|---|---|
Eingehende E-Rechnungen | Werden XRechnung und ZUGFeRD im strukturierten Originalformat (XML bzw. PDF/A-3) archiviert? | ☐ |
Ausstellungsfähigkeit | Kann das Faktura-System E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen (ZUGFeRD ab 2.0.1 oder XRechnung)? | ☐ |
Scan-Prozess | Ist der Scan-Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben? Werden Originale rechtskonform vernichtet? | ☐ |
E-Mail-Archivierung | Werden geschäftsrelevante E-Mails (Aufträge, Bestätigungen, Verträge) revisionssicher und unveränderbar archiviert? | ☐ |
Cloud-Buchhaltung | Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Cloud-Anbieter vor? Ist der Rechenzentrumsstandort dokumentiert? | ☐ |
Verfahrensdokumentation | Ist die Dokumentation aktuell und bildet sie den tatsächlich gelebten Prozess in den vier GoBD-Säulen ab? | ☐ |
Unveränderbarkeit | Sind WORM-Logik, Versionierung und Audit-Trail systemseitig umgesetzt? Lassen sich Belege nachweislich nicht verändern? | ☐ |
Berechtigungskonzept | Sind Zugriffsrechte rollenbasiert und regelmäßig (mindestens jährlich) überprüft? | ☐ |
Backup und Wiederherstellung | Existieren regelmäßig getestete Backups mit Konsistenzprüfung? Ist ein Notfallkonzept beschrieben? | ☐ |
Datenzugriff Z1/Z2/Z3 | Können bei einer Betriebsprüfung alle drei Datenzugriffsarten (unmittelbar, mittelbar, Datenträger) bereitgestellt werden? | ☐ |
Migrationskonzept | Bleiben archivierte Daten über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist auswertbar? Existiert ein Konzept für Systemwechsel? | ☐ |
Jede Lücke ist ein potenzieller Prüfungspunkt. Drei oder vier offene Punkte sind im Mittelstand normal und mit überschaubarem Aufwand zu schließen. Sechs oder mehr offene Punkte deuten auf einen strukturellen Handlungsbedarf hin, der idealerweise zeitnah – vor der nächsten Betriebsprüfung – angegangen wird.
Fazit
Die GoBD haben sich in den letzten beiden Jahren nicht grundlegend verändert, aber an mehreren Stellen geschärft: Originalformat bei E-Rechnungen, Cloud-Verträge, KI-Verantwortung, mobile Belegerfassung, E-Mail-Archivierung. Wer diese Schärfungen ernst nimmt, kann die GoBD heute weitgehend systemseitig abdecken – vorausgesetzt, das DMS ist sauber konfiguriert, die Verfahrensdokumentation aktuell und die Cloud-Verträge geprüft.
Die Checkliste ist ein pragmatischer Einstieg. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung, gibt aber einen klaren Überblick darüber, wo das Unternehmen steht. Wer nach der Selbsteinschätzung eine fundierte zweite Meinung möchte – von der eigenen Steuerberatung, einem auf GoBD spezialisierten Berater oder einem IT-Dienstleister mit Schwerpunkt Dokumentenmanagement – sollte dies nicht aufschieben.
Eine Übersicht zur konkreten Verfahrensdokumentation finden Sie unter Verfahrensdokumentation. Eine technische Grundlage für die meisten GoBD-Anforderungen – von Archivierung über Audit-Trail bis Berechtigungssystem – bildet ein revisionssicheres DMS: Content Services DocuWare.
Sprechen Sie unser Team an – kostenlose Erstberatung.
Wir gehen mit Ihnen die Checkliste durch, ordnen Ihre offenen Punkte nach Risikobedeutung und zeigen, in welcher Reihenfolge sich Lücken pragmatisch schließen lassen – typischerweise in zwei bis drei aufeinander aufbauenden Schritten.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, in der Prüfungspraxis aber faktisch bindend für alle Unternehmen mit elektronischer Buchführung.
Das maßgebliche BMF-Schreiben stammt vom 28. November 2019. Mehrere Aktualisierungen und Klarstellungen folgten, zuletzt am 14. Juli 2025. Ein eigenständiges „GoBD 2026“-Schreiben gibt es nicht; gemeint ist umgangssprachlich der aktuelle Stand 2026.
Für alle Unternehmen mit buchungs- und aufzeichnungspflichtigen Vorgängen, die elektronisch verarbeitet werden – unabhängig von Größe, Branche und Rechtsform. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Heilberufe und unternehmerisch tätige Vereine sind betroffen, sobald sie eine elektronische Buchführung oder Belegverarbeitung einsetzen.
Fünf Bereiche: Klarstellungen zur E-Rechnungs-Archivierung im Originalformat, Cloud-Anforderungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verantwortung bei KI-/IDP-gestützter Verarbeitung, Anforderungen an mobile Belegerfassung und die explizite Aufwertung der E-Mail-Archivierung als eigenständiges Pflichtthema.
Nein, formal sind sie eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung. Sie sind aber bindend für die Auslegung der Abgabenordnung in Betriebsprüfungen – wer die GoBD nicht einhält, verletzt damit faktisch die gesetzlichen Anforderungen aus §§ 145 bis 147 AO.
Die Bandbreite reicht von formalen Beanstandungen über Verzögerungsgelder nach § 146 Abs. 2c AO bis zur Verwerfung der Buchführung mit Schätzungsbefugnis nach §§ 158, 162 AO. Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit kommen Bußgelder nach § 379 AO von bis zu 25.000 Euro in Betracht.
In der Regel zehn Jahre nach § 147 AO, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung oder Ausstellung. Für einzelne Belegarten (etwa Handelsbriefe nach § 257 HGB) gilt eine sechsjährige Frist. Im Zweifel ist die längere Frist maßgeblich.
Nein. Outlook ist nicht GoBD-konform, weil Mails dort verändert, verschoben und gelöscht werden können. Erforderlich ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung mit Unveränderbarkeit, Audit-Trail und Volltextsuche über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Sie ist ein eigenständiger Bestandteil der GoBD und in den meisten Betriebsprüfungen einer der ersten Punkte, die geprüft werden. Sie beschreibt für einen sachverständigen Dritten den gesamten Verarbeitungs- und Archivierungsprozess. Ohne aktuelle Verfahrensdokumentation gilt der elektronische Beleg- und Buchungsfluss als nicht ordnungsmäßig dokumentiert.
Ersetzendes Scannen meint die Digitalisierung von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originale. Die GoBD lassen das zu, verlangen aber eine dokumentierte Vorgehensweise: definierte Scan-Qualität, Sichtprüfung, klare Rollen, Vernichtungsprotokoll. Bestimmte Belege mit besonderer Beweisfunktion (eigenhändig unterzeichnete Originale) sollten nicht ohne juristische Prüfung vernichtet werden.