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MDS - Eine Extratag pro Woche...

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Neueste Studien zeigen: Ein effizientes Dokumentenmanagement kann die Produktivität in einem Unternehmen um bis zu 20 Prozent steigern. Für Sie bedeutet das konkret: ein Extratag pro Woche! Wenn das kein Argument ist. Wir zeigen Ihnen gerne und ganz genau, wie das geht und wie wir diesen Extratag für Sie rausholen. Nehmen Sie uns beim Wort.

» Einführung in Managed Document Services

» Was ist Informationskapital?

» Mitarbeiter, Technologie und Prozesse

» Unser Ansatz

» MPS und darüber hinaus …

» Fünf Richtlinien. Eine Richtung für alle CIOs


Unsere MDS-Experten informieren Sie gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch vor Ort oder erstellen mit Ihnen ein individuelles MDS-Konzept:
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Einführung in Managed Document Services

Ständig haben wir Zugang zu mehr digitalen Informationen. Bis 2020 wird die Zahl dieser Informationen um das 30fache gestiegen sein.  Ricohs Managed Document Services sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen im richtigen Format haben. Dazu betrachten wir die Datenflüsse in Ihrem Unternehmen: Input - Throughput - Output

Marktforschungsstudien zufolge werden in Europa schätzungsweise mehr als €14 Mrd. pro Jahr für die Verwaltung von Dokumenten ausgegeben. Ricoh kann Ihnen jedoch in partnerschaftlicher Zusammenarbeit helfen, Ihr Dokumentenmanagement zu verwalten und auf diese Weise Ihre Kosten zu reduzieren.  Ein fünfstufiger Prozess vom ersten Überblick bis zur engen Partnerschaft verhilft Ihnen zu clevereren, effizienteren Informationsabläufen.
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Was ist Informationskapital?

Informationsmanagement heißt, das kollektive Wissen und die Erfahrungen von Mitarbeitern zu verwalten. Aber wie nutzt man das Wissen, die Ideen und Informationen über die Informationsaustauschprozesse der Mitarbeiter untereinander und im gesamten Unternehmen?

Das Informationskapital als Faktor für Wirtschaftswachstum wird immer wichtiger und impliziert daher die Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Studien haben gezeigt, wie kostspielig es sein kann, Informationskapital nicht wirksam zu verwalten:

  • 7,4 Ausfallstunden pro Woche, um „verlegte Informationen zu suchen“ oder „Daten aus unterschiedlichen Quellen zu formatieren“.
  • 12.000$ pro Mitarbeiter und Jahr basierend auf einem Durchschnittsgehalt (IDC)
  • IDC prognostiziert bis 2020 einen Anstieg digitaler Daten um das 30fache, während die Anzahl der IT-Fachleute, die diese Daten verwalten, vermutlich nur um das 1,4fache zunehmen wird.
  • Ricoh hat fünf Richtlinien für CIOs formuliert, um den Informationsfluss in allen Geschäftsbereichen langfristig zu verbessern. Mehr Informationen finden Sie hier.

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Mitarbeiter, Technologie und Prozesse

Verbesserungen im Management von Geschäftsunterlagen verlangen im Vorfeld detaillierte Analysen. Dabei werden nicht nur die genutzten Technologien geprüft, sondern insbesondere auch die Dokumentenprozesse und die Nutzung von Dokumenten durch Ihre Mitarbeiter. Unser Ansatz basiert auf der Analyse und Optimierung dieser drei Elemente: Mitarbeiter, Prozesse und Technologien.

Mitarbeiter
Oftmals liegt es an der Ablehnung der Mitarbeiter, dass Veränderungen an Software, Hardware oder Arbeitsmethoden in einem Unternehmen verhindert werden. Ricoh befasst sich intensiver mit den Arbeitsverfahren und-methoden Ihrer Mitarbeiter, damit wir ihnen helfen können, Dokumente effizienter zu verwalten.

Prozesse
Wir gehen über den reinen Output hinaus und betrachten den gesamten Dokumentenprozess. Wie gelangen die Informationen ins Unternehmen? Welche Wege gehen sie im Unternehmen und wie können Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen? Durch die Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse haben Ihre Mitarbeiter zukünftig jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen.

Technologie
Wir betrachten alle Technologien in Ihrer Organisation im Hinblick auf das Informationsmanagement:
Hardware, Software und Systeme. Wir prüfen bewährte Praktiken in der Branche und nutzen unser Know-how, um Ihnen exakt die Technologie bereitzustellen, die den Bedürfnissen Ihres Geschäfts entspricht.  
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Unser Ansatz

Das klar definierte Ricoh-Verfahren schafft nachhaltige Verbesserungen für Unternehmen. Dieses fünfstufige Modell wird mit bewährtem und strukturiertem Projekt- und Servicemanagement umgesetzt und bildet die Grundlage für langfristige, nachhaltige Partnerschaften zwischen Ricoh und seinen Kunden.

  1. Analysieren: Wir wollen uns ein Bild davon machen, was Ihr Unternehmen kurz- und langfristig erreichen will. Anschließend analysieren wir, wie Informationen in Ihr Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet und genutzt werden. Wir betrachten Ihre Dokumentenprozesse sowie die Informationsflüsse vom Input, über den Throughput bis hin zum Output. Dadurch ermöglichen wir Ihnen ganz neue Einblicke in Ihre Informations- und Dokumentenströme im Unternehmen.
  2. Verbessern: Wir bieten Ihnen umfassende Lösungen für die Verbesserung Ihres gesamten Dokumentenmanagements an und berücksichtigen dabei insbesondere die Arbeitsmethoden, Prozesse sowie auch die Umwelt.
  3. Implementierung: Wir implementieren Managed Service bei Ihnen im Unternehmen, indem wir alles, was wir über Ihr Unternehmen gelernt haben, berücksichtigen. Wir befassen uns mit den kompletten Lebenszyklen von Dokumenten und Informationen und sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den richtigen Informationen erhalten. Optimierte Abteilungs-, Büro- und sogar Länderübergreifende Kernprozesse können somit zur Verbesserung Ihres Wettbewerbsvorteils genutzt werden. Dabei steht die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen stets im Vordergrund der Dokumentenprozesse.
  4. Steuern: Ständige Kontrolle und Steuerung ist eine Voraussetzung dafür, dass unsere Ziele erreicht werden. Wir stellen wertvolle Management-Tools bereit, damit Sie stets den Überblick behalten und die Informationen zur Hand haben, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen. Ergänzend dazu betrachten wir Service- und Support-Mechanismen und stellen maximale Produktivität und Nutzerzufriedenheit sicher.
  5. Weiterentwicklung: Wie Sie wissen, obliegt das Geschäftsleben stets einer gewissen Dynamik. Wir helfen Ihnen, Ihr Unternehmen flexibel zu gestalten. Ziel ist es, dass Sie mit Ihren Dokumenten wachsen, anstatt unter Ihnen zu versinken.

Dieses fünfstufige Beratungsmodell wird durch zahlreiche geschäftliche Partnerschaften, sowie durch unser professionelles Projekt-, Service- und Change Management unterstützt.
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MPS und darüber hinaus …

Im heutigen Geschäftsklima ist die Reduzierung und Kontrolle von Kosten wichtiger denn je. Wenn ein Unternehmen die Strategien vorbereitet, um die Einnahmen zu steigern oder seine Geschäftsprozesse zu verbessern, werden die Kosten für das Dokumentenmanagement nicht immer berücksichtigt.

Unternehmen, die einen Managed Print Services Ansatz (MPS) und eine umfassende Strategie zum Ausgabemanagement wählen, können spürbare Vorteile erzielen wie:

  • Niedrigere Kosten rund um Geschäftsdokumente
  • Kontrollierte Ausgaben
  • Höhere Mitarbeiterproduktivität
  • Erheblich weniger oder gar kein Abfall
  • Ständige Verbesserungen des Dokumenten-Lebenszyklus
  • Verbesserter Status als umweltfreundlicher Corporate Citizen

Doch Ricohs Managed Document Services gehen über den reinen Dokumentendruck hinaus. Da wir uns auf die User unserer Lösungen konzentrieren, Change Management berücksichtigen und die Mitarbeiter mit einbeziehen, können wir Ihre Dokumentenverarbeitung und dadurch die Efffizienz Ihres Geschäfts langfristig verbessern.

Durch unsere Betreuung lernen unsere Berater und Projektmanager Ihre Bedürfnisse detailliert kennen. Und wenn wir Ihre speziellen Bedürfnisse prüfen, lassen wir nie das wichtigste Element für dauerhaften Erfolg außer Acht – Ihre Mitarbeiter.
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Fünf Richtlininen. Eine Richtung für alle CIOs

Eine unabhängige Fokusgruppenuntersuchung, die vom führenden Marktforschungsunternehmen IDC europaweit durchgeführt wurde, hat zu folgendem Ergebnis geführt: CIOs sind sich darüber im Klaren, dass Informationen und Dokumente auf effektive Weise über alle Geschäftssparten gemanagt werden müssen. Dabei fehlt es ihnen jedoch an klaren Vorstellungen, wie sich dies praktisch umsetzen lässt.

IDC prognostiziert, dass die Menge an digitalen Informationen bis zum Jahr 2020 um den Faktor 30 wachsen wird. Die Zahl an IT-Kräften, die diese Informationsmengen managen sollen, wird weltweit jedoch nur um den Faktor 1.4 ansteigen. IDC hat ferner ermittelt, dass Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern jährlich $6 Millionen verlieren, bedingt durch die Zeit, die ihre Mitarbeiter mit der Suche, Wiederherstellung und Neuformatierung von Informationen verbringen.

Management von Geschäftsinformationen

Die Fokusgruppen beschäftigten sich damit, wie sich Geschäftsinformationen am besten in nützliches Kapital für das Unternehmen verwandeln lassen. Genannt wurde die Zentralisierung des Dokumentenmanagements sowie die Maximierung der Vorteile von Managed Document Services. Aufbauend auf diesen Ergebnissen hat Ricoh fünf Richtlinien erstellt, die dem CIO auch zukünftig beim Management des Informationsflusses in allen Geschäftssparten helfen können.

Die fünf Richtlinien für CIOs:

  1. Orientieren Sie sich bei Ihren Technologieentscheidungen am Verhalten Ihrer Mitarbeiter und Endnutzer.
  2. Sorgen Sie für ein effektives Management des Wandlungsprozesses, damit Ihre Investitionen geschützt und maximiert werden.
  3. Konzentrieren Sie sich auf die Optimierung des Dokumentenprozesses, um die beste Investitionsrendite zu erzielen - sprechen Sie die Sprache des Chief Financial Officer.
  4. Arbeiten Sie mit Anbietern, die nicht nur „einrichten und abreisen‟, sondern langfristiges Management und Lenkung anbieten. Bauen Sie Partnerschaften mit Ihren Anbietern auf - solide Geschäftsziehungen, denen eine langfristige Perspektive der Unternehmensrichtung zugrunde liegt.
  5. Implementieren Sie Best-Practice-Technologien – die installierte Technologie muss robust und sicher sein; Innovationen sollten sich am Kunden orientieren.

Nähere Informationen finden Sie in unseren zum Download bereit gestellten Whitepapers:
Das neue Informationsparadigma: Dokumentenmanagement als Faktor des Unternehmenserfolgs (106 KB)

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