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E-Mail-Archivierung

Die Relevanz der E-Mail im Geschäftsleben wächst. Die Notwendigkeit, die elektronische Post zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern wird somit immer dringlicher. Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. Und Sie sind bestens für Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.

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Workflow-Management

Workflows beschleunigen Geschäftsprozesse; alle Arbeiten, die auf Dokumenten beruhen, werden dabei mit DocuWare automatisiert. Anhand eines digitalen Ablaufplans werden Regeln für das Bearbeiten häufig vorkommender Dokumente, etwa Eingangsrechnungen, festgelegt. Mitarbeiter können fristgerecht reagieren; bei Urlaub oder Krankheit geht eine Aufgabe automatisch an den Vertreter. Aufgabenlisten und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Verzögerung eintritt.

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DocuWare für Projektteams

Alle in einem zentralen Dokumenten-Pool gespeicherten Dokumente stehen berechtigten Mitarbeitern eines Projektteams zur Verfügung – jederzeit und aktuell. Von jedem Standort aus können sie auf die kompletten Projektunterlagen zugreifen und sie gemeinsam bearbeiten – mit jedem beliebigen Endgerät. Weder DocuWare noch die Erstellungsprogramme müssen dazu auf dem lokalen Gerät installiert sein. Natürlich ist jeder Schritt nachvollziehbar.

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Records Management

Gesetzliche Regelungen sehen bei der elektronischen Archivierung unterschiedliche Fristen für die verschiedenen Dokumentarten vor. Außerdem stellen sie unterschiedliche Anforderungen daran, was nach Ablauf der Fristen mit den Unterlagen geschehen darf oder muss. Ebenfalls muss durch entsprechende Funktionen sichergestellt sein, dass nur berechtige Personen auf die jeweiligen Dokumente zugreifen dürfen; zudem müssen die Zugriffe protokolliert werden.

DocuWare bietet leistungsfähige Record-Management-Funktionen zur automatischen Überwachung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie zur individuellen Steuerung der Zugriffsrechte.

 

Verteilte Standorte und Mobilität

Ob Zweigstelle, mobiler Anwender oder Außendienst – heute ist der zeit- und standortunabhängige Zugriff auf alle Dokumente in der Unternehmenszentrale Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsweise. Mit DocuWare ist der Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool webbasiert jederzeit möglich. Auch die Synchronisation der Dokumente erfolgt einfach und zuverlässig.

 

Rechnungen per E-Mail

Es ist eine wahre Flut an Papierrechnungen, die im Laufe eines Geschäftsjahrs auf Unternehmen eintrifft. Immer häufiger kommen Rechnungen im E-Mail-Postfach hinzu. Der Umstieg auf elektronische Rechnungen und auf papierlose Prozesse bietet beim Versand und besonders beim Empfang große Einsparpotenziale. Mit DocuWare haben Sie alle Trümpfe in der Hand, diese in vollem Umfang auszuschöpfen.

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Weitere Informationen

Der ROI-Rechner zeigt Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen Kosten senken und Erträge steigern können:
» Finden Sie Ihre Einsparungen

Mit dem Nutzen-Konfigurator erhalten Sie individuelle Lösungen - zugeschnitten auf einzelne Abteilungen, typische Dokumente und Arbeitsabläufe:
» So hilft Dokumenten-Management auch Ihnen
» Was sind die Vorteile
» Lernen Sie von den Erfahrungen unserer Kunden

Zahlreiche Unternehmen setzen bereits erfolgreich DocuWare ein - lesen Sie, was Anwender und Entscheider darüber sagen:
» zu den Referenzberichten

 

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